Pwrpas y swydd
•Cynorthwyo gyda darpariaeth dydd-i-ddydd Gwasanaeth Cyfathrebu Traffig Cymru Llywodraeth Cymru sy'n ymdrin â'r Cyhoedd yn unol â gofynion Llywodraeth Cymru.
•Cynorthwyo i ddatblygu gweithdrefnau a phrotocolau i gefnogi gweithrediad y gwasanaeth.
Cyfrifoldeb am adnoddau e.e. staff, cyllid, offer
•Cyfrifol am dri aelod staff Cydlynu Cyfathrebu Gwasanaeth Cyfathrebu Traffig Cymru.
•Cyfrifol am reoli rota a llwyth gwaith y tri aelod staff Cydlynu Cyfathrebu Gwasanaeth Cyfathrebu Traffig Cymru i ddarparu gwasanaeth 7am hyd 7pm yn ystod digwyddiadau pwysig.
•Cynorthwyo i fonitro safon a gwasanaeth gweithredwyr yr Ystafell Reoli ar gyfer Gwasanaeth Traffig Cymru rhwng 7pm a 7am ac yn ystod cyfnodau dros benwythnosau a Gwyliau Banc.
•Gweithredu fel Rheolwr Eiddo Lleol yn unol â gofynion LlC ar gyfer Adeilad CRhT Gogledd Cymru.
•Diogelwch yr adeilad rhwng 7.00am a 7.00pm
Prif ddyletswyddau
Swyddogaeth Traffig Cymru
Traffig Cymru yw gwasanaeth gwybodaeth traffig Llywodraeth Cymru (LlC), y gofynnwyd i'r Asiant ei ddarparu ledled Cymru. Traffig Cymru yw'r cyswllt rhwng y cyhoedd a Chanolfannau Rheoli Traffig Llywodraeth Cymru yng Nghonwy (Gogledd Cymru) a Choryton (De Cymru). Mae LlC yn ymgeisio i wella'r gwasanaeth trwy ehangu'r dulliau o gyflwyno gwybodaeth er mwyn cael effaith arwyddocaol o gadarnhaol ar reoli'r rhwydwaith ffyrdd yn effeithiol.
Mae cyfrifoldebau'r swyddogaeth yn cynnwys:
•Cyfrifoldeb rheolwr llinell uniongyrchol dros dri o Gydlynwyr Cyfathrebu Traffig Cymru.
•Cynorthwyo i drefnu rota staff er mwyn sicrhau bod gofynion gweithredol LlC yn cael eu cyflawni.
•Cynorthwyo i ddatblygu gweithdrefnau gweithredu, protocolau a gwefan a system Traffig Cymru.
•Cynorthwyo i ddatblygu ffrydiau cyfathrebu er mwy caffael gwybodaeth sy'n berthnasol i weithrediadau'r cefnffyrdd yng Nghymru.
•Caffael gwybodaeth sy'n ymwneud â thraffig a'r rhwydwaith o amryw ffynonellau, gan gynnwys darparwyr gwasanaeth, Staff Gweithredol a Gwaith Ffordd ACGChC, Llywodraeth Cymru a sefydliadau sector breifat e.e. Google, Tom-tom a Roadworks.org
•Rheoli'r modd y mae'r tîm cyfathrebu'n rhannu gwybodaeth berthnasol â'r cyhoedd sy'n teithio, trwy ddefnyddio gwefan Traffig Cymru ac amryw o ddulliau cyfryngau cymdeithasol megis Twitter a Facebook;
•dylai negeseuon fod yn gryno, yn ddealladwy a chynnwys gwybodaeth ffeithiol, ac yn ddim mwy na 140 llythyren
•Rhaid i'r holl wybodaeth a gyhoeddir fod yn ddwyieithog;
•Ffotograffau neu ddelweddau TCC addas (wedi'u gwirio) o ddigwyddiadau sy'n effeithio'r rhwydwaith e.e. delweddau sy'n cyfleu cyd-destun sefyllfa neu ddigwyddiad;
•y briffordd yw prif ganolbwynt y ddelwedd ond dylid dangos gweithgareddau gwasanaethau brys neu ACGChC er mwyn cyfleu ymateb cadarnhaol;
•gwaith ffordd brys neu wedi'i raglennu sy'n gofyn am gau lôn neu ffordd gerbydau;
•digwyddiadau o ddiddordeb i'r cyhoedd e.e. eisteddfodau;
•disgrifiadau o weithgareddau cynnal a chadw e.e. cau twneli i wneud gwaith cynnal a chadw;
•Gweithgareddau ACGChC e.e. Gwasanaeth Swyddog Traffig neu gynnal a chadw goleuadau ffordd
•ffotograffau diddordeb cyffredinol o'r rhwydwaith
•Ymateb i ymholiadau a chwynion y cyhoedd sy'n teithio, trwy'r cyfryngau cymdeithasol, ffôn neu e-bost.
•Darparu'r cyswllt cyfathrebu rhwng y Canolfannau Rheoli Traffig yng Nghoryton a Chonwy.
Darparu Gwasanaeth Traffig Cymru
Bydd y gweithgareddau yn cynnwys:
•Gweithredu fel y cyswllt cyntaf ar gyfer y Gwasanaeth yn Gymraeg a Saesneg
•Ymateb i ymholiadau a chwynion gan y cyhoedd a budd-ddeiliaid eraill y gwasanaeth hwn (ar rif ffôn '0300' penodol) mewn modd proffesiynol, yn ogystal â thrwy e-bost, er mwyn darparu amrywiaeth eang o ymatebion, gan gynnwys: statws y rhwydwaith, cyngor ar waith ffordd, cyngor ar lwybrau a gwybodaeth am gyrchnodau
•Ymateb i bob e-bost a dderbynnir
•Cydlynu gyda'r Awdurdodau Heddlu perthnasol
•Ymgysylltu gyda gweithredwyr ystafell reoli Gogledd a De Cymru, a staff rheoli rhwydwaith, a chofnodi pob ymholiad ac ymateb yng nghronfa ddata Rheoli Ymholiadau'r Cyhoedd Llywodraeth Cymru
Dyletswyddau Rheoli Eiddo:
Bydd y gweithgareddau yn cynnwys:
•Rheoli diogelwch yr adeiladau, gan gynnwys cyfarch ymwelwyr, darparu pàs diogelwch, anwythiadau safle.
•Cynnal a chadw cyfleusterau swyddfa yn unol â gofynion Llywodraeth Cymru.
•Cynnal a chadw’r systemau gweinyddu swyddfa
•Cyfeirio'r ymholiadau sy'n dod i mewn at y person mwyaf priodol yn ACGChC
•Cydweithio gyda Llywodraeth Cymru er mwyn trefnu ymweliadau gwasanaeth gan gontractwyr cynnal a chadw eiddo CRhT
•Trefnu mynediad i gontractwyr cynnal a chadw eiddo CRhT a thrydydd parti arall a all ymweld â'r CRhT ar gyfer cynnal a chadw'r adeilad a'i wasanaethau
•Sicrhau bod ystafelloedd cynadledda yn barod i gael eu defnyddio a'u bod yn cael eu paratoi yn brydlon gyda'r cyfleusterau y gofynnodd y cleient amdanynt
Swyddogaeth Ymateb i Ddigwyddiad
•Gweithredu fel cofnodwr yn ystod digwyddiadau pwysig gan gofnodi gweithredoedd allweddol a wnaed yn unol â gweithdrefnau ymateb i argyfwng yr Asiant.
Cydymffurfiaeth Statudol
•Cynorthwyo'r Asiant i gydymffurfio â'r Ddeddf Diogelu Data, y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a gofynion deddfwriaethol eraill sy'n gysylltiedig â gweinyddu.
Swyddogaeth Weinyddol
•Darparu cefnogaeth weinyddol mewn cyfarfodydd gan gynnwys trefnu cyfarfodydd a chymryd cofnodion
•Cydlynu archebu ystafelloedd cwrdd, desgiau dros dro
GOFYNION ERAILL
Dirprwyo ar ran y Rheolwr Cyfathrebu yn ôl y gofyn gan ddarparu cyflenwad dros dro o Gydlynwyr Cyfathrebu Gwasanaeth Traffig Cymru yn ystod cyfnodau o absenoldeb neu yn ystod digwyddiadau pwysig a digwyddiadau annisgwyl.
Wrth gyflawni’r dyletswyddau uchod, cysylltu, fel y bo’n briodol, â swyddogion LlC, Awdurdodau Partner a budd-ddeiliaid eraill.
Meithrin diwylliant o arloesedd a gwelliant parhaus. Yn y cyd-destun hwn, monitro datblygiadau technolegol a datblygiadau eraill yn y diwydiant gan gynnwys dulliau newydd gyda’r bwriad o fabwysiadu’r arfer gorau pan fo hynny’n briodol.
Cydlynu a chysylltu â staff o Gyfadran yr Amgylchedd, o Adrannau eraill o fewn y Cyngor, ac o Awdurdodau Partner er mwyn sicrhau bod yr Asiantaeth a’r Gyfadran yn cael eu rheoli'n effeithiol.
Goruchwylio a rhoi arweiniad ar waith a wneir gan staff yr ydych yn eu rheoli.
Cynorthwyo aelodau staff eraill yr Asiant i gyflawni eu dyletswyddau technegol, ariannol a gweinyddol.
Canfod a chael gafael ar y wybodaeth ddiweddaraf ynglŷn â:
•safonau, datblygiadau technegol a chyfrifiaduron
•arfer gorau cyfredol o ran materion gweinyddu
Dyletswyddau rheoli, gweinyddu, technegol a phroffesiynol eraill sy’n gymesur ag awdurdod y swydd.
•Cyfrifoldeb am hunan ddatblygiad.
•Sicrhau cydymffurfiaeth â rheolau Iechyd a Diogelwch yn y gweithle yn unol â’r cyfrifoldebau a nodir yn Neddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1974 a Pholisi Iechyd a Diogelwch y Cyngor.
•Gweithredu yn unol â pholisïau a gweithdrefnau’r Cyngor yng nghyswllt cyfle cyfartal a chydraddoldeb.
•Cyfrifoldeb am reoli gwybodaeth yn unol â safonau a chanllawiau rheoli gwybodaeth y Cyngor. Sicrhau y cedwir gwybodaeth bersonol yn unol â deddfwriaeth Diogelu Data.
‎Amlinelliad yn unig yw’r rhestr uchod o ddyletswyddau. Disgwylir i ddeiliad y swydd ymgymryd ag unrhyw ddyletswyddau eraill sy’n berthnasol i natur a graddfa’r swydd, yn unol â cheisiadau rhesymol gan y Rheolwr Llinell.
Amgylchiadau arbennig
•Mae gofyn bod yn hyblyg gan weithio oriau ychwanegol yn sgil salwch staff, gwyliau staff er mwyn sicrhau cyflenwad i wasanaeth Traffig Cymru rhwng 7am a 7pm. (Telir goramser am hyn).
•Gofyn gweithio oriau ychwanegol yn ystod digwyddiadau nas rhagwelwyd e.e. tywydd drwg neu ddigwyddiadau traffig ar y ffordd.
•Gofyn gweithio ambell shifft penwythnos pan fydd digwyddiadau pwysig wedi'u rhaglennu neu eu rhagweld e.e. digwyddiadau chwaraeon pwysig, cyngherddau pop ac ati, a bydd goramser yn daladwy.
•Cydlynu gyda'r Rheolwr Cyfathrebu parthed gwyliau/salwch er mwyn sicrhau fod cyflenwad staff gweinyddol y swyddfa'n cael ei gynnal.