Pwrpas y swydd
Sicrhau bod pobl Gwynedd yn ganolog i bopeth rydym yn ei wneud.
Darparu cefnogaeth busnes effeithiol i'r asiant.
Darparu cefnogaeth ar gyfer yr uned ac uwch reolwyr
Bod yn bwynt cyswllt cyntaf gyda Llywodraeth Cymru a'r cyhoedd o ran unrhyw ymholiadau, gohebiaeth a chwynion ac i reoli a hwyluso ymatebion effeithlon ac effeithiol a rheoli'r system IRIS i sicrhau bod ymholiadau yn cael eu hateb o fewn y dyddiadau targed.
Cynorthwyo ar ran LlC/ACGCC, y delweddau TCC.
Rota ar alwad - Rheoli'r rota ar alwad.
Cyfrifoldeb am adnoddau e.e. staff, cyllid, offer
Cynnal rhestr o gyflenwadau swyddfa.
Rheoli OGP (Offer Gwarchod Personol) a ddarparwyd i staff yn y swyddfa ble lleolir y swydd.
Berchen ar liniadur a gliniadur gwytnwch sbâr
Cefnogi'r rheolaeth o gerdyn credyd yr asiant
Cyfrifol am gefnogi cronfeydd data'r Asiant e.e. SharePoint yn cynnwys bas data Rheoli Fflyd yr Asiant, Cofnodi Amser TENSOR a Bas Data Hyfforddi MODs.
Prif ddyletswyddau
Darparu cymorth i uwch reolwyr a darparu swyddogaeth rheoli busnes effeithiol a chefnogaeth i'r ardal ble lleolir y swydd neu mewn swyddfeydd Asiant eraill.
Darparu cymorth Busnes i Reolwyr a staff drwy:
Ddarparu gwasanaethau cymorth busnes cyfarfodydd ar gyfer amrediad o gyfarfodydd technegol a rheolaethol yn cynnwys trefnu cyfarfodydd, gwahodd cynrychiolwyr, llogi lleoliadau a chymryd cofnodion i lefel uchel o hyfedredd.
Darparu cymorth swyddfa i'r asiant.
Bod yn bwynt cyswllt cyntaf gyda Llywodraeth Cymru a'r cyhoedd o ran unrhyw ymholiadau, a gohebiaeth ac i reoli a hwyluso ymatebion effeithlon ac effeithiol o fewn amserlenni penodol.
Darparu cymorth busnes i archebu ystafelloedd cyfarfod ac archebu cerbydau.
Ymdrin â chwynion ac ymholiadau yn gwrtais a darparu anwythiadau safle i staff ac ymwelwyr.
Darparu cardiau adnabod i bob aelod o staff.
Rheoli blwch post ymholiadau ACGCC a chofnodi'r holl ymholiadau/ymatebion o fewn cronfa ddata Rheoli Ymholiadau'r Cyhoedd Llywodraeth Cymru.
Rheoli'r gweinyddu, prynu, hyfforddiant a blychau post swyddi gwag: rheoli e-byst sydd wedi'u derbyn ym mhob mewnflwch i sicrhau yr ymdrinnir â'r e-byst a dderbynnir yn brydlon ac yn effeithiol.
Sicrhau yr ymdrinnir ag unrhyw ymholiadau sydd angen eu cwblhau wrth lynu at y broses gyfredol. Cyd-gysylltu gyda'r staff o ddarparu ymatebion i'r cyhoedd a Llywodraeth Cymru o fewn yr amserlen a roddwyd.
Rheoli nwyddau swyddfa a'r cyllidebau sydd wedi'u dyrannu ar gyfer deunydd ysgrifennu swyddfa.
Creu Archebion Prynu a'u hanfon ymlaen i bartïon perthnasol.
Cefnogi'r rheolaeth o gerdyn credyd yr asiant, h.y. mynd ar ôl anfonebau TAW, sicrhau bod yr holl bryniadau cerdyn credyd wedi'u nodi ar Sharepoint, a monitro'r gwariant ar sail wythnosol.
Cynorthwyo ag anfonebau ACGCC a monitro'r blwch post a'u prosesu tra’n glynu at weithdrefnau.
Cyflwyno'r rhaglen waith ar-ddyletswydd wythnosol i'r holl bartïon perthnasol.
Trefnu ac archebu llety ar gyfer staff yn defnyddio'r broses cerdyn credyd perthnasol.
Creu a chyhoeddi thaflenni Canva ACGCC, Cyhoeddiadau Staff a chyhoeddiadau Tîm ar gyfer yr asiant.
Rheoli mewnflwch Rheolaeth Datblygu, uwchlwytho'r dogfennau i'r adran rheoli Busnes ar Sharepoint, mynd ar ôl ymatebion gan y person cyfrifol, a pharatoi gohebiaeth ar gyfer LlC.
Cyfrifol am fonitro'r TCC ar ran LlC/ACGCC, y delweddau TCC - Adolygu delweddau TCC ar gyfer Pont Menai a'u hanfon ymlaen i LlC/ACGCC a'r Heddlu.
Cyfrifol am y Rota ar Alwad - Gweinyddu'r Rota ar Alwad, diweddaru gwybodaeth ar sail wythnosol a Chyflwyno pob dydd Iau, a bod diwygiadau yn cael eu gwneud yn ôl yr angen.
Rheoli Fflyd
Cyfrifol am reoli system archebu cerbydau fflyd yr Asiant.
Rheoli'r trefniant o wiriadau diogelwch cerbyd, gwasanaethau a phrofion MOTs a chyd-gysylltu â'r staff perthnasol i sicrhau bod yr holl gerbydau yn cael eu cymryd ar y dyddiad a drefnwyd.
Rheoli cronfa ddata ased y fflyd ar y cyd â'r CLG, gan gynnwys y
Rheoli cerbydau pŵl, mae hyn yn cynnwys diweddaru'r system archebu cerbydau gyda phwy sy'n defnyddio'r cerbyd a sicrhau bod yr allwedd wedi'i rhoi a'i dychwelyd.
Rheoli cydymffurfiaeth a chwblhau'r Datganiad Meddygol Blynyddol a diweddaru system Fflyd Gwynedd.
Rheoli system Trwydded Yrru DAVIS - mewnbynnu manylion gweithwyr, gwirio statws trwydded yrru staff a chodi unrhyw faterion neu bryderon gydag aelodau staff. Cynghori aelodau staff os oes anghysondeb cyfeiriad a hysbysu staff os yw'r cerdyn ar fin dod i ben.
Swyddogaethau AD
Cynnal ⁠rhestr wirio Gweithwyr ACGCC ⁠i sicrhau bod yr holl ddogfennau wedi'u cwblhau a'u dychwelyd.
Rheoli'r ⁠swyddogaeth salwch/Gwyliau/TOIL drwy Tensor. Sicrhau bod salwch staff wedi'i gofnodi yn unol â'r Polisi,
Rheoli cyfnodau absenoldeb ⁠- yr adroddiadau salwch dyddiol a sicrhau eu bod yn cyd-fynd â system SSG Cyngor Gwynedd.
Cefnogi a hyfforddi aelodau staff gyda'r system SSG, mae hyn yn cynnwys sut i gofnodi salwch staff, cyflwyno treuliau cynhaliaeth, sut i roi cyfweledigion ar restr fer.
Rheoli'r gefnogaeth gyflwyno i weithwyr newydd.
Creu a chyhoeddi pecynnau gwaith ar gyfer swyddi gwag
Adolygu Perfformiad Staff ⁠- Sicrhau bod gwerthusiadau yn cael eu cwblhau yn flynyddol gan y Rheolwyr Llinell a threfnu dyddiadau/gwahoddiadau calendr ar gyfer staff ar ran y Rheolwyr Llinell a sicrhau bod holl ddogfennau yn cael eu huwchlwytho i Sharepoint yn ddiogel.
Trefnu pecynnau cyfweld ar gyfer Rheolwyr (Swydd Ddisgrifiad/Manylion y Person/cwestiynau cyfweld).
Cyhoeddi llythyr ar ôl penodi yn gofyn am ddogfennau i gynorthwyo wrth gwblhau'r TR139.
Gwirio cywirdeb y contractau cyn eu rhyddhau i'r gweithwyr sydd newydd eu penodi.
Cefnogi Rhaglen Prentisiaethau'r Asiant.
Cefnogi a chynorthwyo'r Asiant mewn seminarau recriwtio a threfnu recriwtio ar gyfer ACGCC.
Darparu canllawiau ar ddefnydd dydd i ddydd y system TENSOR i staff a sut i ddilyn y broses yn gywir, cynnal y broses gofrestru ac unrhyw newidiadau na all gael eu gweithredu ar gyfer rhesymau technegol i'r Rheolwr Llinell, sicrhau bod salwch staff wedi'i gofnodi, darparu adroddiadau misol i'r Uwch Reolwyr Llinell i sicrhau bod y gweithdrefnau ffurfiol ar reoli absenoldebau staff yn cael eu dilyn.
Cynorthwyo'r Rheolwr Gweinyddol a Datblygiad Staff i greu a chyflawni rhaglenni hyfforddiant, pecynnau anwytho staff, cyfweliadau, uwchlwytho tystysgrifau perthnasol i SharePoint.
Llesiant
Cynorthwyo i hyrwyddo mentrau i wella iechyd a llesiant staff, bod ar gael i staff fyddai'n cael budd o sgwrs gyfrinachol i gynorthwyo â'u llesiant meddyliol.
Cyfathrebu
Cefnogi a chydlynu prosiectau'r asiant sy'n berthnasol i'r Uwch Dîm Rheoli
Hyfforddiant
Cynorthwyo wrth ddatblygu cronfa ddata medrusrwydd a gofynion hyfforddi'r Asiant.
Cynorthwyo gyda rheolwyr yr Asiant i sefydlu rhaglen anghenion gofynion hyfforddi.
Cynorthwyo gyda'r holl agweddau o hyfforddiant staff, caffael a chyflawni.
Cynorthwyo gyda hwyluso rhaglenni hyfforddiant i gefnogi datblygiad staff a gofynion hyfforddiant technegol a phroffesiynol.
Cynorthwyo gydag adnabod, comisiynu a rheoli darparwyr hyfforddiant yn unol â'r rheoliadau ariannol, i gynnwys cymharu costau, cwblhau ffurflenni RFQ a gwneud cais am ddyfynbrisiau.
Cynorthwyo gyda'r gofynion hyfforddi sy'n codi o'r gwerthusiadau.
Cynorthwyo perfformiad darparwyr hyfforddiant a gweithredu camau cywir i fynd i'r afael â pherfformiad gwael.
Cynorthwyo achrediad medrusrwydd i staff perthnasol, gan sicrhau bod hyfforddiant gloywi angenrheidiol yn cael ei weithredu a'i gofnodi ar gofnodion hyfforddiant unigol.
Cynorthwyo gyda'r rheolwr Iechyd a Diogelwch ar ofynion hyfforddi ar gyfer yr asiant gyfan h.y. asbestos
Cynorthwyo'r system MODS a hyrwyddo ei ddefnydd gyda staff a'i archwilio i sicrhau bod staff yn cydymffurfio.
Cynorthwyo gyda matrics hyfforddi'r asiant: sicrhau ei fod yn gyfredol a sicrhau bod gofynion hyfforddi'r asiant yn cwrdd â'u swyddi.
Cefnogaeth dechnegol
Cynorthwyo i gynnal archwiliadau.
Cefnogi'r tîm Busnes i brosesu anfonebau.
Nodiadau Trosglwyddo Gwastraff - sicrhau bod holl ddogfennaeth wedi eu diweddaru ymhob swyddfa ar gyfer pwrpasau awdit.
Darparu hyfforddiant Tensor SSM a Tensor.net.
IRIS PEM
Ap archebu llety
Power Bi
Argraffwyr a Sganwyr
System Polisi a Gweithdrefnau.
Cynorthwyo'r Rheolwr Cefnogi a Datblygu Busnes wrth gyflawni ei ddyletswyddau fel bo'r angen.
Cyfathrebu’n effeithiol ac yn gwrtais gydag aelodau etholedig, y cyhoedd, aelodau a swyddogion y Cynulliad yn ogystal â sefydliadau a chyrff allanol eraill.
Cydlynu a chysylltu â staff o'r Asiant, Adrannau eraill o fewn y Cyngor, ac Awdurdodau sy’n Bartneriaid er mwyn hyrwyddo rheolaeth effeithiol yr Asiant.
Gofynion Eraill
Cydlynu a chysylltu â staff o'r Asiant, Adrannau eraill o fewn y Cyngor, ac Awdurdodau sy’n Bartneriaid er mwyn hyrwyddo rheolaeth effeithiol yr Asiant.
Cynorthwyo aelodau staff eraill yr Asiant i gyflawni eu dyletswyddau technegol, ariannol a gweinyddol.
Cyfathrebu’n effeithiol ac yn gwrtais gydag aelodau etholedig, y cyhoedd, aelodau a swyddogion Llywodraeth Cymru yn ogystal â sefydliadau a chyrff allanol eraill.
Ymgymryd ag unrhyw ddyletswyddau eraill, sy’n gymesur â lefel cyflog a chyfrifoldeb y swydd.
Cyfrifoldeb am hunan ddatblygiad.
Sicrhau cydymffurfiaeth â rheolau Iechyd a Diogelwch yn y gweithle yn unol â’r cyfrifoldebau a nodir yn Neddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1974 a Pholisi Iechyd a Diogelwch y Cyngor.
Gweithredu oddi mewn i bolisïau a gweithdrefnau’r Cyngor yng nghyswllt cyfle cyfartal a chydraddoldeb.
Cyfrifoldeb am reoli gwybodaeth yn unol â chanllawiau rheoli gwybodaeth y Cyngor. Sicrhau yr ymdrinnir â gwybodaeth bersonol mewn modd sy’n cydymffurfio â deddfwriaeth Diogelu Data.
Ymrwymiad i leihau allyriadau carbon y Cyngor yn unol â’r Cynllun Rheoli Carbon ac annog eraill i weithio'n gadarnhaol tuag at leihau ôl-troed carbon y Cyngor.
Ymgymryd ag unrhyw ddyletswydd arall rhesymol sy’n cyfateb â lefel cyflog a lefel cyfrifoldeb y swydd.
Cyfrifoldeb i adrodd am unrhyw bryder neu amheuaeth bod plentyn neu oedolyn bregus yn cael ei gam-drin.
Amgylchiadau arbennig
Bodlonrwydd i weithio y tu hwnt i oriau gwaith arferol ar brydiau.
Parodrwydd i deithio yn achlysurol i gyfleusterau ACGCC eraill o fewn ardal yr asiant.