Pwrpas y Swydd.
Sicrhau bod pobl Gwynedd yn ganolog i bopeth yr ydym yn ei wneud.
Chwarae rôl ganolog wrth sicrhau bod gwasanaethau gweinyddol yr adran yn cael eu darparu’n effeithlon, yn broffesiynol ac yn unol â safonau sefydliadol.
Cymryd rôl arweinydd tîm er mwyn goruchwylio’r gwaith a rhoi arweiniad gweithredol/dydd-i-ddydd i aelodau o’r tîm yn ôl y galw ac o fewn cwmpas y swydd.
Cymryd rôl weithredol yng ngwaith y tîm, gan weithio fel rhan o’r tîm i ymdrin â holl faterion cefnogaeth fusnes a gweinyddol yr Adran.
Cefnogi’r Uwch Swyddog Gweithredol, Uned Reoli, a rheolwyr yr Adran Tai ac Eiddo, gyda materion ariannol a gweinyddol.
Cyfrifoldeb am Adnoddau. e.e. staff, cyllid, offer
Gweithredu fel Rheolwr Llinell i'r tîm Cyllid a Gweinyddol
Cyfrifol am offer personol
Cyfrifol am archebu, storio a dyrannu offer a deunyddiau a archebir ar gyfer defnydd cyffredinol yr Adran.
Prif Ddyletswyddau.
Dyletswyddau Cydlynydd
Gweithredu fel rheolwr llinell i dîm Cyllid a Gweinyddol Tai ac Eiddo drwy ddarparu arweiniad a chefnogaeth yn ôl yr angen, dyrannu tasgau, rheoli llwyth gwaith a chydlynu gweithgaredd y tîm.
Arwain, datblygu, gwerthuso a chymell yr aelodau o staff y tîm i weithio i’w llawn botensial gan osod targedau ac amcanion priodol a mesur cyflawniad yn erbyn y targedau hynny.
Cymryd pob cam posibl i sicrhau bod gwaith hanfodol yr uned yn cael ei gwblhau yn unol â threfniadau’r Adran h.y. trefniadau i ddelio ag absenoldebau, cyfyr swyddfa ac ati.
Cyfrifol am gynnal gweithrediad effeithlon ac effeithiol o swyddogaethau gweinyddol a busnes ar gyfer Uned Busnes Tai ac Eiddo gan sichrau trefniadau cadarn yn eu lle i fonitro perfformiad.
Sicrhau bod trefniadau cadarn ac effeithiol ar waith i alluogi i archebion, anfonebau a derbyniadau gael eu prosesu yn amserol ac yn gywir.
Cyfrifol am sicrhau bod trefniadau cadarn ac effeithiol ar waith i fonitro materion ariannol rheolaeth tai yr Adran, gan gynnwys incwm a gwariant, a darparu adroddiadau rheolaidd ac yn ôl y galw i reolwyr ac uwch reolwyr.
Cynorthwyo’r Uwch Swyddog Gweithredol i fonitro, cydlynu a gweinyddu cerbydau pŵl yr Adran Tai ac Eiddo, gan sicrhau bod gwasanaethau angenrheidiol yn cael eu cyflawni a materion hanfodol yn derbyn sylw.
Defnyddio arbenigedd i adnabod ac ymchwilio i ddatblygiadau parhaus drwy ddatrys problemau, herio a chynnig syniadau newydd am gwblhau tasgau ac yn dangod arloesedd trwy gyfrannu at ddylunio systemau newydd.
Cymryd cyfrifoldeb gweithredol dros roi sylw i broblemau a materion sy’n codi o ddydd-i-ddydd, gan chwilio am ddatrysiadau addas yn amserol ac effeithiol, neu uchafu materion sydd tu hwnt i lefel cyfrifoldeb y swydd, gan gydweithio i ddod o hyd i ddatrysiadau.
Ymgymryd â thasgau uwch, cymhleth, sydd y tu hwnt i ddyletswyddau a rôl gweddill aelodau’r tîm, e.e. cysoni archebion a thaliadau, datrys gwallau prosesu archebion sy’n cyrraedd y system FPM, awdurdodi neu gymeradwyo taliadau, bod yn bwynt esgoli cyntaf ar gyfer materion a godai sy’n deillio o waith y tîm.
Dyletswyddau busnes cyffredinol
Prosesu archebion a thaliadau yn deillio o wariant yr Adran Tai ac Eiddo.
Bod yn gyfrifol am gofnodi a phasio anfonebau am awdurdodiad ar gyfer talu.
Gweinyddu’r broses o dderbyn taliadau, gan gynnwys cofnodi a monitro derbynebion sieciau, arian mân.
Cynnal cofnodion manwl a chynhyrchu adroddiadau ariannol er mwyn monitro gwariant Adran Tai ac Eiddo.
Cynnal cofnodion am gytundebau gydag amryw gwmnïau a chleientiaid yn ôl y galw.
Sicrhau cywirdeb cofnodion digidol, ac ymlyniad i’r prosesau ariannol gan gynnwys gweithredu rheolau tendro a goruchwylio y broses o wahodd tendrau.
Cynorthwyo Rheolwyr Gwasanaeth i gadw rheolaeth dros eu cyllidebau gan sicrhau bod y llyfrau cyllideb yn gyfoes a gwirio eitemau yn ôl yr angen yn y llyfr cyfrifon.
Cyfrifoldeb am wirio rhifyddeg a chodio gwariant, a thynnu sylw at unrhyw gamgodio neu gamgymeriadau cyffredinol eraill.
Bod yn bwynt cyswllt ar gyfer materion cyllid a gweinyddol yr Adran.
Defnyddio cerdyn credyd yr Adran i archebu nwyddau a gwasanaethau i wasanaethau yn ôl y gofyn a hynny mewn modd priodol a chyfrifol yn dilyn holl brosesau a chanllawiau corfforaethol. Dilyn proses awdurdodi gwariant y cerdyn credyd trwy’r system berthnasol.
Cynorthwyo’r Uwch Swyddog Gweithredol gyda’r broses Herio a Chefnogi Perfformiad yr Adran a chefnogi rheolwyr gwasanaeth i gasglu ac adrodd data yn ôl y galw e.e. trwy gasglu arolygon boddhad cwsmer.
Cynorthwyo rheolwyr i adnabod cyfleoedd i gaffael gwasanaethau trwy adnabod a rhannu patrymau gwariant.
Hybu defnydd cywir a phriodol o fframweithiau a chontractau sy’n weithredol ar gyfer nwyddau a gwasanaethau yn fewnol ac ar draws y Cyngor, ac arddangos a hyrwyddo arferion da.
Cefnogi Uned Reoli a rheolwyr yr Adran gyda thasgau busnes a gweinyddol e.e. monitro grantiau a chadw cofnod o lythyrau dyfarnu grantiau, gweinyddu a phrosesu ceisiadau rhyddid gwybodaeth a chwynion, derbyn galwadau ffôn, postio, derbyn a dosbarthu post, paratoi at ddigwyddiadau, ymdrin ag ymholiadau cardiau adnabod, gweinyddiaeth y wefan ac ati.
Cyfrifoldeb am weiynddu desgiau e-bost cyffredinol megis Cyllid Tai ac Eiddo, Rheoli Pla.
Prosesu, gweinyddu, monitro ac ymdrin ag elfennau ariannol a gweinyddol rheolaeth tai yr Adran, gan ymgymryd â dyletswyddau perthnasol megis derbyn a threfnu taliadau, rheoli cyfrifon, cadw cofnodion cywir yn defnyddio systemau perthnasol, darparu adroddiadau rheolaidd ac yn ôl y galw ac unrhyw dasg gysylltiedig arall yn ymwneud â rheolaeth tai.
Mae hon yn rhestr enghreifftiol yn unig. Disgwylir i ddeilydd y swydd ymgymryd ag unrhyw ddyletswyddau eraill a fyddai'n cael eu disgwyl yn rhesymol o bryd i'w gilydd gan reolwr unigolyn ar y radd hon.
Cyfrifoldeb am hunan ddatblygiad
Sicrhau cydymffurfiaeth â rheolau Iechyd a Diogelwch yn y gweithle yn unol â’r cyfrifoldebau a nodir yn Neddf Iechyd a Diogelwch yn y Gweithle 1974 a Pholisi Iechyd a Diogelwch y Cyngor.
Gweithredu o fewn polisïau’r Cyngor yng nghyswllt cyfle cyfartal a chydraddoldeb.
Cyfrifoldeb am reoli gwybodaeth yn unol â safonau a chanllawiau rheoli gwybodaeth y Cyngor. Sicrhau bod gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin mewn cydymffurfiaeth â deddfwriaeth Diogelu Data.
Ymrwymiad i leihau allyriadau carbon y Cyngor yn unol â’r Cynllun Rheoli Carbon ac annog eraill i weithredu’n gadarnhaol tuag at leihau ôl-troed carbon y Cyngor.
Ymgymryd ag unrhyw ddyletswydd arall cyfatebol a rhesymol sy’n cyd-fynd â lefel cyflog a lefel cyfrifoldeb y swydd.
Cyfrifoldeb i adrodd am bryder neu amheuaeth bod plentyn neu oedolyn bregus yn cael ei gamdrin.
Amgylchiadau Arbennig. e.e. angen i weithio oriau anghymdeithasol, trefniadau gwaith arbennig, a.y.y.b.
Mae’n bosib y bydd disgwyl i ddeilydd y swydd weithio oriau anghymdeithasol ar brydiau er sicrhau parhad gwasanaeth.