Pwrpas y swydd
•Sicrhau bod pobl Gwynedd yn ganolog i bopeth yr ydan ni yn ei wneud.
•I weithredu fel aelod o’r Tim Derbyn Cyfeiriadau, i gyflawni tasgau prosesu cyfeiriadau, darparu cefnogaeth weinyddol, mewnfwydo gwybodaeth i sustemau gwybodaeth a datblygu a chynnal systemau rheoli perfformiad y Tim Derbyn Cyfeiriadau.
Cyfrifoldeb am adnoddau e.e. staff, cyllid, offer
-
Prif ddyletswyddau
•I dderbyn ymholiadau gan y cyhoedd ag asiantaethau eraill trwy alwadau ffon, gan gynnwys ymholiadau cyffredinol a chyfeiriadau am wasanaeth.
•I brosesu’r ymholiadau yma’n unol a threfn safonnol, i gofnodi gwybodaeth a chwilio’r systemau gwybodaeth heb oedi.
•I wneud ymholiadau mwy manwl gydag asiantaethau eraill i gasglu a dadansoddi gwybodaeth er mwyn hyrwyddo’r penderfyniad asiantaethol ar ymateb i gyfeiriadau (gan gynnwys achosion amddiffyn plant). I gofnodi’r wybodaeth yma a phenderfynu lle bo angen cyfeirio’r materion ymlaen ar frys ar sail y wybodaeth gan gysylltu a swyddogion eraill y Tim a Rheolwyr eraill.
•I ymateb yn addas a phroffesiynol i’r ymholiadau yma mewn sefyllfaoedd all fod yn sensitif, lle fod yr ymholydd wedi cynhyrfu neu’r bryderus.
•I geisio cefnogaeth bersonol ac i gynnig cefnogaeth i aelodau eraill o’r Tim wrth ddygymod a effaith emosiynol achosion anodd, galwadau ffon cynhyrfus neu ansicrwydd gweithredu mewn achosion anodd.
•I gymryd cyfrifoldeb am ymateb yn ffurfiol i asiantaethau eraill am ‘ymateb ffurfiol y gwasanaeth i gyfeiriadau’, trwy dracio a rheoli’’r ceisiadau am adborth, ymchwilio i’r penderfyniadau a’r canlyniadau a chofnodi'r rhain yn ysgrifenedig ar yr amrywiol fformatau, a’u hanfon i’r asiantaeth dan sylw (e.e. ymateb i NSPCC, Ymwelwyr Iechyd, Bydwragedd ayb).
•I gymryd cyfrifoldeb am ymholiadau Trwyddedu ar ran y Gwasanaeth trwy chwilio am wybodaeth berthnasol ar y system, penderfynu ar addasrwydd ymateb yn uniongyrchol ar ran y Gwasanaeth neu penderfynu cyfeirio’r mater i sylw’r Rheolwr Tim.
•I gymryd cyfrifoldeb am brosesu ymholiadau CAFCASS, negodi gyda’r asiantaeth, cynnal yr ymholiad a phenderfynu ar yr ymateb, rhannu gwybodaeth a chofnodi.
•I gymryd cyfrifoldeb am ddatganiadau o Garchardai gan gofnodi’r wybodaeth, a lle fo perthynas i blentyn neu blant, yn cofnodi’r berthynas at ddibenion diogelu. Yn ysgwyddo cyfrifoldeb am gynnal perthynas waith, penderfynu ar addasrwydd ymateb y gwasanaeth, cyfathrebu a negodi gyda’r Carchardai.
•I gysylltu gyda asiantaethau eraill, (gan gynnwys CAFCASS, Ofsted, CSSIW, carchardai, Awdurdodau eraill ayb) i wneud ymholiadau ar achosion, casglu a rhannu gwybodaeth ar achosion i gyfarfod ag anghenion y Tim Derbyn Cyfeiriadau.
•I gymryd cyfrifoldeb am drefniadau casglu gwybodaeth ag adrodd ar wybodaeth perfformiad Tim Derbyn Cyfeiriadau Plant.
•I gymryd cyfrifoldeb am y cyfeiriadau sydd yn cael eu derbyn trwy’r post, gan wirthredu ar y camau cyntaf yn y broses o’u cofnodi a’u bwydo i’r llif gwaith priodol.
•I gymryd cyfrifoldeb am lywodraethu rhestr o glientau ‘duplicate’ i Wasanaethau Plant sydd yn dod yn amlwg yn system RAISE, i greu a chynnal system i gofnodi, gan ddadansoddi’r wybodaeth yn y naill gofnod a’r llall, cyfathrebu gyda Tim RAISE i sicrhau fod y wybodaeth ar gael i bwrpas Client Merge.
•I sefydlu a chynnal systemau addas i adrodd ar berfformiad, gan ddefnyddio creadigrwydd i ddatrys problemau a newidiadau mewn anghenion adrodd. Mae’r angen i addasu a newid yn thema gyson, a’r disgwyliad i greu dulliau newydd yn codi yn rheolaidd.
•Teipio llythyrau, memorandwm, ffurflenni, ayb fel bo amser yn caniatau.
•Ffotocopio, ffacsio, sganio a ffeilio.
•Gwaith clercio sydd eu hangen yn sgil dyletswyddau’r swyddogion derbyn cyfeiriadau, dosbarthu post.
•Defnyddio system RAISE, (gan gynnwys tasgau fel chwilio am glient, creu client newydd, creu cyfeiriad, atodi, sganio, creu dogfennau a case notes a perthynas)
•Defnyddio cyfrifiadur i greu bas-data a chynhyrchu adroddiadau gwybodaeth rheoli cyson a chreu sustemau gweinyddol yn ôl y galw.
•Creu adroddiadau o system DRAIG Fach, a cysoni rhain gyda systemau papur (e.e. Llyfr Coch) at ddibenion tracio achosion a cyfeiriadau, creu adroddiadau rheolaethol ac ystadegau.
•Ymateb yn rhagweithio a chreadigol i ddatrys anhawsterau gyda cysoni data, newidiadau mewn anghenion adrodd ayb
•Cadw trefn ar gyflenwadau o ffurflenni perthnasol.
•Archebu deunyddiau swyddfa
•Cynorthwyo gyda casglu a pharatoi ystadegau i’r Cynulliad fel rhan o’r drefn rheoli perfformiad
•Tracio gohebiaeth yr Arweinydd Tîm mewn perthynas a chyfeiriadau newydd drwy ddefnyddio sustem Tracio Post yr Adran.
•Trefnu cyfarfodydd fel bo’r angen a chofnodi yn achlysurol
•Cyfrifoldeb am hunan ddatblygiad.
•Sicrhau cydymffurfiaeth â rheolau Iechyd a Diogelwch yn y gweithle yn unol â’r cyfrifoldebau a nodir yn Neddf Iechyd a Diogelwch yn y Gweithle 1974 a Pholisi Iechyd a Diogelwch y Cyngor.
•Gweithredu o fewn polisïau’r Cyngor yng nghyswllt cyfle cyfartal a chydraddoldeb.
•Cyfrifoldeb am reoli gwybodaeth yn unol â safonau a chanllawiau rheoli gwybodaeth y Cyngor.  Sicrhau bod gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin mewn cydymffurfiaeth â deddfwriaeth Diogelu Data
•Ymrwymiad i leihau allyriadau carbon y Cyngor yn unol â’r Cynllun Rheoli Carbon ac i annog eraill i weithredu’n gadarnhaol tuag at leihau ôl-troed carbon y Cyngor.
•Ymgymryd ag unrhyw ddyletswydd arall cyfatebol a rhesymol sy’n cyd-fynd â lefel cyflog a lefel cyfrifoldeb y swydd.
•Cyfrifoldeb i adrodd ar bryder neu amheuaeth bod plentyn neu oedolyn bregus yn cael ei gamdrin
Amgylchiadau arbennig
-