SWYDD-DDISGRIFIAD
Teitl y Swydd: Rheolwr Busnes a Chyllid
 
Gwasanaeth: Ysgolion 
Maes Gwasanaeth: Ysgol Uwchradd Glan y Môr
Yn gyfrifol i: Pennaeth Ysgol Uwchradd Glan y Môr
Oriau Gweithio: 37 awr yr wythnos. (Gwyliau i’w cymryd yn ystod gwyliau ysgol.)
Graddfa: PS1
Pwrpas y Swydd 
Bydd deiliad y swydd yn rheoli cyllideb ddirprwyedig ar gyfer yr ysgol a sicrhau bod trefniadau monitro cadarn yn eu lle i gynnal y defnydd mwyaf effeithiol o adnoddau yn unol â rheoliadau ariannol a rheolau sefydlog.
I fod yn uniongyrchol gyfrifol am reolaeth weithredol ariannol yr ysgol.
I weithio'n rhagweithiol mewn partneriaeth gyda’r Uwch Dîm Arwain fel aelod cysylltiol i sicrhau darparu gwasanaethau cymorth effeithiol ac effeithlon i gyrraedd nod blaenoriaethau'r ysgol.
 
Prif Gyfrifoldebau
Mynychu cyfarfodydd uwch dîm arwain yn ôl yr angen, gan gofnodi yn ôl y galw.
Arwain a rheoli gwaith staff gweinyddol a chefnogi’r ysgol.
Paratoi cyllidebau manwl tair blynedd sy'n dangos sefyllfa'r gyllideb a ragwelir ar gyfer yr ysgol yn seiliedig ar staffio a niferoedd disgyblion gan gymryd i ystyriaeth y blaenoriaethau a nodir yn y cynllun gwella ysgol.
Hwyluso'r broses cynllunio ariannol tymor canolig ar gyfer yr ysgol gan weithio mewn ymgynghoriad â'r uned gyllid addysg i sicrhau bod trefniadau monitro cadarn yn eu lle a fydd yn cefnogi nodi arbedion ar draws yr ysgol.
Bod yn gyfrifol am faterion Iechyd a Diogelwch ac adeilad yr ysgol. Rheoli cyfleusterau'r ysgol, rheoli a monitro contractau, caffael, tendrau a chytundebau ar gyfer darparu gwasanaethau i'r ysgol, sicrhau fod adeiladau'r ysgol yn gweithredu yn unol â gweithdrefnau brys a chadw at ofynion Iechyd a Diogelwch. Cysylltu â chontractwr a swyddogion yr adran eiddo yn ôl y galw
Cyfrifoldeb dros ddefnydd cymunedol o'r ysgol, gan wneud trefniadau ar gyfer gosod yr ysgol a threfnu i ymateb i anghenion y defnyddwyr, bilio a derbyn taliadau.
Cefnogi’r Pennaeth i sicrhau bod polisïau’r ysgol yn unol â’r gofynion statudol.
Ar y cyd gyda’r Swyddog Data, arwain ar gasgliadau data statudol.
 
Corff Llywodraethol
Gweithredu fel Clerc i’r Corff Llywodraethol a’i is-baneli, gan gymryd cyfrifoldeb am alw a chofnodi cyfarfodydd, trefnu rhaglen, paratoi adroddiadau , cynghori yn ôl yr angen a gweithredu ar benderfyniadau. Bydd yn ofynnol i ddeiliad y swydd fynychu cyfarfodydd, gan gynnwys cyfarfodydd y Corff Llywodraethol.  Bydd presenoldeb yn y cyfarfodydd hyn tu allan i oriau gwaith hefyd yn un o ofynion allweddol y rôl.
Disgwylir i’r clerc arfarnu ansawdd gwaith y corff yn unol â’r canllawiau cenedlaethol
Cyllid
Paratoi adroddiadau monitro cyllideb i'w cyflwyno i'r Pennaeth a'r Corff Llywodraethol gan gynnwys monitro incwm a gwariant trwy gydol y flwyddyn a darparu cyngor ac argymhellion i sicrhau fod gwariant o fewn y gyllideb arian gyfyngedig.
Gweithio'n rhagweithiol i ganfod ffyrdd newydd o weithio a herio'r dulliau presennol o ddarparu gwasanaethau er mwyn lleihau pwysau costau yn y dyfodol.
Goruchwylio rheolaeth ariannol ffrydiau ariannu allanol drwy ddarparu gwybodaeth amserol a chywir am ddefnydd grantiau i dîm cyllid y Cyngor/GWE a sicrhau bod trefniadau cadarn yn eu lle sy'n cadw at reolau a rheoliadau ariannol.
Cau cyfrifon diwedd y flwyddyn yn unol â’r Rheoliadau Ariannol a safonau cyfrifeg broffesiynol.
Bydd yn ofynnol i ddeiliad y swydd fynychu gwahanol gyfarfodydd, gan gynnwys cyfarfodydd yr uwch dîm rheoli a'r Corff Llywodraethol. Bydd presenoldeb mewn rhai cyfarfodydd tu allan i oriau gwaith hefyd yn un o ofynion allweddol y rôl.
Cynghori Pennaeth a llywodraethwyr ar y defnydd gorau o adnoddau a fydd yn hwyluso'r gwaith o godi a monitro perfformiad yn ogystal â mesur targedau perfformiad cywir ac amserol.
Rheoli a gweinyddu cynllun offerynnol cerdd yr ysgol.
 
Arholiadau a Chymwysterau
Cydweithio gyda a goruchwylio gwaith Swyddog Data’r ysgol wrth iddynt weinyddu’r arholiadau, cofrestru ymgeiswyr ar gyfer arholiadau allanol; gweinyddu data canlyniadau a delio gydag unrhyw faterion eraill o weinyddu arholiadau allanol a chymwysterau.
Arwain y gwaith o staffio goruchwyliaeth arholiadau mewnol ac allanol
 
Systemau Rheolaethol 
Gweithredu fel rheolydd i’r systemau mewn cydweithrediad â’r Uwch Dîm Arwain drwy fod yn ddolen gyswllt hefo Gwasanaeth Digidol Ysgolion Gwynedd a gwneud penderfyniadau ynghlwm ag uwchraddio caledwedd.
Ar y cyd gyda’r Swyddog Data, rheoli a datblygu systemau ar gyfer cynnal a chadw ffeiliau staff a disgyblion, cynhyrchu ffeiliau CTF ar gyfer disgyblion sy’n trosglwyddo, a sicrhau fod y wybodaeth ar gyfer y PLASC ac adroddiadau cenedlaethol eraill yn gywir.
Rheoli bod y wybodaeth a’r data mae’r ysgol yn ei gadw yn ein system reolaethol SIMS ac unrhyw gofnodion eraill yn gywir ac yn cydymffurfio gyda gofynion diogelu data.

Goruchwylio a Rheoli Pobl ac Adnoddau Dynol
Rheoli 20 aelod o staff gan gynnwys y Swyddog Data, Staff y Swyddfa a’r Dderbynfa, Technegwyr, Cymorthyddion, Anogwyr Dysgu, Gofalwr, Goruchwylwyr amser cinio a Goruchwylwyr arholiadau.
Cyfrifoldeb am faterion personél megis gweinyddu penodiadau a materion cyflog.
Cydweithio â’r adran bersonél i sicrhau fod yr uwch dîm arwain yn derbyn cyngor ac arweiniad ar faterion cyflogaeth.
Cydlynu a chadw cofnodion o faterion staffio yn ymwneud â hyfforddiant, amddiffyn plant, gwiriadau troseddol a chadw cofrestr gyfredol o HMS staff yr ysgol gyfan.
Gweinyddu’r drefn absenoldebau staff a chadw manylion am bresenoldeb ac absenoldebau staff. Cwblhau’r ffurflenni priodol ac ardystio cywirdeb ceisiadau am dâl.
Cyfrifoldeb dros gynllun yswiriant absenoldeb staff yr ysgol.
Gweinyddu’r drefn “Gyrru ar Fusnes Ysgol”
Rheoli amserlen a rhaglen waith athrawon llanw ac uwch gymorthyddion cyflenwi gwersi yn unol â’r galw a gweinyddu’r trefniadau cyflenwi dyddiol.
Anwytho athrawon llanw newydd i’r ysgol.
 
Amodau Cyffredinol a Gwaith Arbennig  
Cofnodi yn y cyfarfodydd staff boreol a chylchredeg y bwletin dyddiol i staff.
Bod yn gyfrifol am argraffu cyhoeddiadau arbennig sy’n rhoi gwybodaeth am yr ysgol i rieni, staff a Llywodraethwyr.
Monitro a gweithredu i sicrhau fod y wybodaeth sydd ar wefan yr ysgol yn gyfredol.
Casglu a chyhoeddi newyddion am yr ysgol mewn cyhoeddiadau ysgol, papurau bro, gwefannau, cyfryngau cymdeithasol a chyhoeddiadau eraill.
Paratoi ystadegau ac adroddiadau perthnasol i’r corff Llywodraethol, yr Awdurdod Addysg a’r Llywodraeth.
Yn dilyn ymgynghoriad, ymgymryd ag unrhyw ddyletswyddau perthnasol a rhesymol eraill ar gais y Pennaeth.
Rhaid i ddeiliad y swydd fod yn gallu gyrru a chael mynediad i gar i fynychu cyfarfodydd a chyflawni dyletswyddau cysylltiedig eraill.
 
Gweledigaeth / Cyd-destun
Bydd deiliad y swydd yn cynnig cyngor proffesiynol, cefnogaeth, arweiniad a hyfforddiant ar gynllunio effeithiol ariannol, rheoli ariannol, a ffyrdd newydd o weithio.
Bydd deiliad y swydd yn aelod cysylltiol allweddol o Uwch Dîm Arwain yr ysgol, gan gynghori ar faterion arbenigol a mynychu cyfarfodydd, gan gynnwys y tu hwnt i oriau gwaith yn ôl yr angen.
Bydd deiliad y swydd yn gweithredu fel y prif bwynt cyswllt rhwng yr ysgol a nifer o adrannau’r Cyngor.
Bydd disgwyl i ddeiliad y swydd ddatblygu dealltwriaeth drylwyr o gyllid ysgolion a'r rheoliadau, rheolau a chanllawiau a gyhoeddwyd gan y Cyngor i sicrhau bod safonau perthnasol o ran rheolaeth ariannol yn cael eu cynnal.