Pwrpas y swydd
•Sicrhau bod pobl Gwynedd yn ganolog i bopeth yr ydym yn ei wneud.
•‘Rydym yn chwilio am berson brwdfrydig a rhagweithiol i ymuno â’n tîm Cyswllt Cwsmer, i ddarparu gwybodaeth a chymorth ar ystod eang o Wasanaethau’r Cyngor i’n cwsmeriaid, drwy ddefnyddio systemau gymorth aml-sianel a sicrhau fod pobl Gwynedd yn ganolog i bopeth yr ydym yn ei wneud.
•Yn ogystal â’r uchod, bydd deilydd y swydd yn cyflawni rhai o ddyletswyddau’r Gwasanaeth Cofrestru yn y maes Genedigaethau, Marwolaethau, Marwenedigaethau a dyletswyddau cysylltiedig. Cymryd rhybuddion priodas / partneriaeth sifil a phrosesu ceisiadau am dystysgrifau yn gywir ac effeithlon a chasglu’r ffioedd priodol.
Cyfrifoldeb am adnoddau e.e. staff, cyllid, offer
•Arian parod
•Trefniadau bancio
Prif ddyletswyddau
LEFEL 1 - delio gydag ymholiadau cyffredinol derbynfa, ymholiadau switsfwrdd â chreu apwyntiadau canolfan ailgylchu.
•Delio gyda cwsmeriaid mewnol ac allanol, wyneb yn wyneb (ymholiadau derbynfa), dros y ffôn (galwadau switsfwrdd a chreu apwyntiadau yn ein system CRM), yn electronig neu unrhyw ffynhonell arall sydd yn cael ei ddefnyddio o fewn ein Canolfannau Cyswllt Cwsmer.
•Symud o un maes gwaith i'r llall yn rheolaidd wrth flaenoriaethu ymholiadau cwsmeriaid yn brydlon a chywir (e.e. delio gyda galwadau ffôn a symud yn syth i ddelio gydag ymholiad derbynfa ar yr un pryd, neu cwblhau gwaith gweinyddol a symud yn syth i ddelio gyda cwsmer, yn gyson yn ystod y dydd).
•Darparu gwasanaeth cwsmer o ansawdd uchel wrth ymdrin â gohebiaeth, ymholiadau dros y ffôn a phobl sy’n galw i mewn, fel bo’n briodol
•Cyfrifol am dderbyn ffurflenni a dogfennau personol cwsmeriaid, gwneud llungopïau, sganio a gwirio dogfennau fel bo’r angen ar gyfer cais y cwsmer.
•Cyfeirio cwsmeriaid i adrannau neu asiantaethau eraill pan yn briodol
•Derbyn adborth gan gwsmeriaid
•Rhoi cefnogaeth i gwsmeriaid fydd yn ymholi / ceisio am wasanaethau dros y we
•Gweinyddu’r drefn o gyfweld ymgeiswyr am basport gan ddelio gydag e-byst/ffacs gan y Gwasanaeth Pasbort
•Croesawu ymgeiswyr am apwyntiad pasport, paratoi’r ystafell ar gyfer cyfweliadau a chysylltu’r alwad fideo
•Cysylltu gyda’r Gwasanaeth Pasbort cyn ac ar ôl y cyfweliadau, gan ddilyn trefniadau diogelwch y Swyddfa Gartref.
•Derbyn parseli a llythyron sydd yn cyrraedd, ar wahân i’r Post Brenhinol a’u cofnodi a threfnu iddynt gael eu casglu gan y gwasanaethau perthnasol
•Rhoi allan a derbyn allweddi yn ymwneud ag adeiladau’r Cyngor ar gyfer gwaith cynnal a chadw a.y.y.b. Arwyddo a chadw dogfennau yn sgil gwaith cynnal a chadw ar ran yr Uned Eiddo
•Sicrhau fod cwsmeriaid yn dilyn rheolau Iechyd a Diogelwch yn y gweithle, polisi Tân ac arwyddo mewn ac allan o’r adeilad fel sy’n ddisgwyliedig.
LEFEL 2
•Cyflawni dyletswyddau lefel 1 yn ogystal â
•Derbyn taliadau gan gwsmeriaid wyneb yn wyneb (derbyn arian parod a phrosesu taliadau cerdyn), dros y ffôn (prosesu taliadau cerdyn), cynghori cwsmeriaid ar sut i gwblhau taliadau ar lein.
•Dilyn gweithdrefnau’r cyngor ar sut i ddelio gydag arian a sicrhau cydymffurfiaeth gyda trefniadau bancio.
•Delio a datrys ymholiadau cwsmeriaid drwy roi cyngor am y prosesau canlynol: prosesau cynllunio, ymholiadau priffyrdd a bwrdeistrefol, parcio, etholiadau, difa pla, tocynnau 16+, cofrestru genedigaethau, marwolaethau, seremoniau a cheisiadau bathodyn glas.
•Defnyddio nifer o systemau cyfrifiadurol y Cyngor er mwyn delio gydag ymholiadau cwsmeriaid, creu apwyntiad i'r cwsmer fel bod angen.
•Delio gyda cwynion / pryderon cwsmeriaid a dod a chwynion neu ymholiadau cymhleth i sylw’r swyddogion perthnasol o fewn y Gwasanaethau perthnasol.
•Cefnogi staff newydd drwy rannu profiadau, cynorthwyo, cysgodi a datblygu eu sgiliau yn ein meysydd gwaith.
•
LEFEL 3
•Cyflawni dyletswyddau lefel 1 a 2 yn ogystal â
•Gweithredu fel “drws ffrynt” i'r Gwasanaeth Treth Cyngor / Budd-daliadau drwy ddelio gydag ymholiadau cwsmeriaid yn y meysydd yma wyneb yn wyneb.
•Rhoi cyngor a gwybodaeth am holl hawliau’r cwsmer yn y meysydd Treth Cyngor /Budd-dal gan gyfeirio ymholiadau cymhleth (sy’n debygol o gymryd fwy na hanner awr i'w datrys) ymlaen i'r swyddogion arbenigol o fewn y Gwasanaeth Trethi/Budd-dal.
•Rhoi cyngor i gwsmeriaid sy’n ymgeisio am fathodyn glas gan egluro pwy sy’n gymwys ayyb
LEFEL 5
•Cyflawni dyletswyddau lefel 1 i 3 yn ogystal â
•Chyflawni rhan o rôl Cofrestrydd drwy gofrestru genedigaethau, marwolaethau,marwenedigaethau a dyletswyddau cysylltiedig. Cymryd rhybuddion priodas / partneriaeth sifil a phrosesu ceisiadau am dystysgrifau yn gywir ac effeithlon a chasglu’r ffioedd priodol.
•Bydd disgwyl i ddeilydd y swydd gael gwybodaeth llawn o’r ddeddf Genedigaethau & Marwolaethau 1953, Deddf Priodasau 1949 a chofrestru digwyddiadau yn unol â rheoliadau’r deddfau, drwy ddilyn canllawiau yn eu llawlyfrau. Bydd Cofrestrydd yn cael eu penodi yn RBD / DRBD – Registrar of Births & Deaths er mwyn cyflawni’r pwrpas.
•Bod â’r wybodaeth ddiweddaraf am reoliadau’r Llawlyfrau Cofrestru y Swyddfa Gofrestru Gyffredinol, cylchlythyrau a chyfarwyddiadau eraill ynghyd â gweithdrefnau’r Cyngor drwy wirio gwybodaeth ar wefan y Swyddfa Gofrestru Gyffredinol yn rheolaidd.
•Bod a gwybodaeth manwl am statws mewnfudo unigolion sy’n gwneud cais i briodi, ac adrodd am unrhyw amheuaeth o hawl cyplau i briodi drwy godi rhybudd adran 24, a hysbysu’r Swyddfa Gartref o’u pryderon er mwyn cael penderfyniad am yr hawl i briodi.
•Mae gwerth uchel tystysgrifau gwag yn eu gwneud yn darged deniadol ar gyfer dwyn ac mae'n ofynnol i swyddogion cofrestru gymryd rhan weithredol yn y gwaith o sicrhau bod y tystysgrifau'n cael eu cadw'n ddiogel.
•Gofalu fod stoc yn cael eu cadw’n ddiogel a’u trin yn ofalus. Cadw record o stoc cyfredol a stoc hanesyddol yn unol â gweithdrefnau’r Swyddfa Gofrestu Gyffredinol.
•Cynorthwyo’r Cofrestrydd Arolygol yn cyflawni gwiriadau SR fel bod angen (h.y. gwirio cywirdeb gwaith cydweithwyr a dod ac unrhyw ddiffyg i sylw’r aelod staff perthnasol yn ogystal â’r Cofrestrydd Arolygol).
•Cysylltu gyda swyddogion allanol, e.e. Doctoriaid, Gwasanaeth y Crwner yn ystod apwyntiadau, er mwyn gwirio dilysrwydd gwybodaeth, Swyddfa Archwiliwr Meddygol (Medical Examiners Office)
•Cysylltu gyda GRO yn ystod apwyntiadau pan fod gwybodaeth aneglur yn cael ei gyflwyno gan y cwsmer.
•Defnyddio system gyfrifiadurol RON i gofrestru digwyddiadau
•Gofynnir i ddeilydd y swydd gwblhau prawf DBS llwyddiannus
•Cyflawni unrhyw ddyletswydd arall sy’n gyfatebol â graddfa’r swydd
•Cyfrifoldeb am hunan ddatblygiad
•Sicrhau cydymffurfiaeth â rheolau Iechyd a Diogelwch yn y gweithle yn unol â’r cyfrifoldebau a nodir yn Neddf Iechyd a Diogelwch yn y Gweithle 1974 a Pholisi Iechyd a Diogelwch y Cyngor.
•Gweithredu o fewn polisïau’r Cyngor yng nghyswllt cyfle cyfartal a chydraddoldeb.
•Cyfrifoldeb am reoli gwybodaeth yn unol â safonau a chanllawiau rheoli gwybodaeth y Cyngor.  Sicrhau bod gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin mewn cydymffurfiaeth â deddfwriaeth Diogelu Data
•Ymrwymiad i leihau allyriadau carbon y Cyngor yn unol â’r Cynllun Rheoli Carbon ac annog eraill i weithredu’n gadarnhaol tuag at leihau ôl-troed carbon y Cyngor.
•Ymgymryd ag unrhyw ddyletswydd arall cyfatebol a rhesymol sy’n cyd-fynd â lefel cyflog a lefel cyfrifoldeb y swydd.
•Cyfrifoldeb i adrodd am bryder neu amheuaeth bod plentyn neu oedolyn bregus yn cael ei gamdrin
Amgylchiadau arbennig
•Bydd angen i ddeilydd y swydd fynychu cyfarfodydd tu allan i oriau’r swyddfa o bryd i’w gilydd a gweithredu fel rhan o dîm yn ymateb i argyfyngau gan gynnwys argyfyngau sifil, yn unol â chynllun argyfwng y Cyngor
•Wrth i’r Cyngor ailystyried ymestyn oriau gwasanaeth fe allasai hyn effeithio ar oriau gwaith y swydd hon
•Bydd angen i ddeilydd y swydd fod yn berchennog ar drwydded yrru lawn a meddu ar gar a gweithio’n achlysurol mewn lleoliadau eraill o fewn y Sir