Swyddog Cefnogi Ysgol Lefel 2:
PWRPAS SWYDD
• Darparu cefnogaeth gyffredinol weinyddol/ariannol i’r ysgol dan gyfarwyddyd ac arweiniad staff uwch.
PRIF DDYLETSWYDDAU
Trefniadaeth
• Ymgymryd â dyletswyddau derbynfa, ateb ymholiadau ffôn a wyneb yn wyneb ac arwyddo ymwelwyr i mewn.
• Cynorthwyo gyda chymorth cyntaf /dyletswyddau lles disgyblion, gofalu am ddisgyblion sy’n sâl, cysylltu â rhieni/staff, ayyb.
• Cynorthwyo gyda threfniadau ar gyfer teithiau ysgol, digwyddiadau, ayyb.
Gweinyddu
• Darparu cefnogaeth glercio/weinyddol gyffredinol, e.e. llungopïo, ffeilio, ffacsio, cwblhau ffurflenni safonol, ymateb i ohebiaeth arferol.
• Cynnal cofnodion /systemau gwybodaeth rheolaeth, e.e. SIMS.
• Cynhyrchu rhestrau/gwybodaeth/data fel y bo’n ofynnol, e.e. data disgyblion (STAR).
• Ymgymryd â theipio a phrosesu geiriau a thasgau TG-seiliedig eraill.
• Cymryd nodiadau mewn cyfarfodydd.
• Trefnu a danfon post.
• Ymgymryd â gweithdrefnau arferol gosod adeiladau’r ysgol a defnydd eraill o adeilad yr ysgol.
Adnoddau
• Gweithredu offer perthnasol/ pecynnau TG a Ch (e.e. Word, Excel, basdata, taenlenni, rhyngrwyd).
• Cynnal stoc a chyflenwadau, catalogio a dosbarthu fel y bo’n ofynnol.
• Gweithredu gwerthiannau gwisg a gwerthiannau eraill o fewn yr ysgol.
• Darparu cyngor ac arweiniad cyffredinol i staff, disgyblion ac eraill.
• Ymgymryd â gweinyddu ariannol cyffredinol, e.e. prosesu archebion cyflenwadau, casglu a chynnal llechres ysgol.
Cyfrifoldebau
• Bod yn ymwybodol o bolisïau a gweithdrefnau a chydymffurfio â hwy mewn perthynas ag amddiffyn plant, iechyd, diogelwch a diogeledd, cydgyfrinachedd a gwarchod data, gan adrodd ar bob pryder i’r pennaeth.
• Bod yn ymwybodol o wahaniaeth a’i gefnogi a sicrhau cyfle cyfartal i bawb.
• Cyfrannu at ethos/gwaith/amcanion cyffredinol yr ysgol.
• Gwerthfawrogi a chefnogi swyddogaeth pobl broffesiynol eraill.
• Mynychu a chymryd rhan mewn cyfarfodydd perthnasol fel bo’r gofyn
• Cymryd rhan mewn hyfforddiant a gweithgareddau dysgu eraill a datblygu perfformiad fel bo’r gofyn.
Clerc Llywodraethwyr:
PWRPAS Y SWYDD
Sicrhau bod pobl Gwynedd yn ganolog i bopeth yr ydym yn ei wneud.
Darparu gwasanaeth Clerigol i’r Corff Llywodraethol.
Gweinyddu a chefnogi gwaith y Corff Llywodraethu yn unol â chanllawiau'r awdurdod lleol, gan weithio’n effeithiol gyda chadeirydd y llywodraethwyr a phennaeth yr ysgol.
PRIF DDYLETSWYDDAU A THASGAU ALLWEDDOL
1. Cyd-weithio gyda’r Cadeirydd a’r Pennaeth ar gynnwys rhaglen cyfarfodydd gan ddarparu papurau cefndir ar gyfer y
cyfarfodydd hynny - 5 niwrnod gwaith cyn y cyfarfod.
2. Darparu ac anfon rhaglen i aelodau’r corff llywodraethu - 5 niwrnod gwaith cyn y cyfarfod.
3. Gwirio gyda’r Cadeirydd ar unrhyw faterion y gweithredwyd arnynt rhwng cyfarfodydd ac sydd angen eu hadrodd i’r corff
llywodraethu.
4. Mynychu cyfarfodydd y corff llywodraethu llawn yn ogystal â’r is-bwyllgorau statudol gan gymryd cofnodion priodol (hyd
at 6 cyfarfod yn flynyddol yn unig). Gall y Clerc hawlio tal ychwanegol i glercio cyfarfodydd ychwanegol.
- Mae’n statudol i Gorff Llywodraethu gynnal o leiaf un cyfarfod o’r Corff Llawn yn dymhorol
- Cyfarfod ffurfiol y rhieni gyda’r Llywodraethwyr pe byddai gofyn yn dilyn petitiwn
- Is-bwyllgorau statudol yn ol y gofyn am dal ychwanegol os yw dros 6 cyfarfod mewn blwyddyn
5. Sicrhau bod y Corff Llywodraethu yn pennu dyddiadau ar gyfer cyfarfodydd ymlaen llaw a bod y wybodaeth
hynny yn hysbys i’r Awdurdod Lleol.
6. Cynhyrchu ac anfon copïau drafft o’r cofnodion i’r Cadeirydd a’r Pennaeth cyn creu fersiwn derfynol i’w
ddosbarthu i bob aelod o’r Corff Llywodraethu a ALl.
7. Cofnodi presenoldeb llywodraethwyr mewn cyfarfodydd a rhagrybuddio unrhyw lywodraethwr sydd mewn
perygl o’i ddatgymhwyso oherwydd diffyg presenoldeb.
8. Cadw cofnod o dymor gwasanaeth pob llywodraethwr gan gysylltu â’r Awdurdod Lleol ar achlysuron pan fo
cyfnod gwasanaeth yn dod i ben, neu pan fo ymddiswyddiadau.
9. Gohebu ar ran y Corff Llywodraethu, yn ôl yr angen.
10. Cadw trefn ar gofnodion, gohebiaeth a dogfennau eraill yng nghyswllt gwaith y corff llywodraethu.
11. Cynorthwyo’r Pennaeth a’r Corff Llywodraethu i baratoi Adroddiad Blynyddol i Rieni.
12. Mynychu a chadw cofnodion o Gyfarfod Llywodraethwyr a Rhieni wedi dilyn cais gan y Rhieni.
13. Cynorthwyo’r Corff Llywodraethol i ddarparu tystiolaeth ar gyfer Gwobrau Ansawdd i’r Corff Llywodraethol.
14. Mynychu’r cyrsiau a drefnir ar gyfer Clercod Llywodraethol, a chwblhau’r cwrs mandadol i glercod newydd. Dosbarthu gwybodaeth am hyfforddiant i’r Corff Llywodraethol, cadw cofnod o’r llywodraethwyr fynychodd.
15. Cadw cofnod fanwl o’r llywodraethwyr sydd angen mynychu cyrsiau mandadol . Rhagrybuddio unrhyw lywodraethwr sydd mewn perygl o’i ddatgymhwyso oherwydd diffyg mynychu cwrs mandadol.
16. Disgwylir i’r Clerc gadw cofnod a gofalu fod Dadleniad Datganiad Troseddol a Datganiad Buddiant pob
llywodraethwr yn gyfredol.
17 Cyfrifoldeb am hunan ddatblygiad.
18 Sicrhau cydymffurfiaeth â rheolau Iechyd a Diogelwch yn y gweithle yn unol â’r cyfrifoldebau a nodir yn
Neddf Iechyd a Diogelwch yn y Gweithle 1974 a Pholisi Iechyd a Diogelwch y Cyngor.
19 Gweithredu o fewn polisïau’r Cyngor yng nghyswllt cyfle cyfartal a chydraddoldeb.
20 Cyfrifoldeb am reoli gwybodaeth yn unol â safonau a chanllawiau rheoli gwybodaeth y Cyngor. Sicrhau bod
gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin mewn cydymffurfiaeth â deddfwriaeth Diogelu Data.
21 Ymgymryd ag unrhyw ddyletswydd arall cyfatebol a rhesymol sy’n cyd-fynd â lefel cyflog a lefel cyfrifoldeb y
Swydd.
AMGYLCHIADAU ARBENNIG (e.e. angen i weithio oriau anghymdeithasol, trefniadau gwaith arbennig, a.y.y.b.)
- Angen i weithio oriau anghymdeithasol - fin nos fel rheol y cynhelir cyfarfodydd y Cyrff Llywodraethol.
- Angen bod ar gael i gofnodi mewn 6 cyfarfod mewn blwyddyn
- Angen bod ar gael i gofnodi mewn is-baneli statudol yn ol y gofyn am dal ychwanegol
- Angen bod ar gael i gofnodi mewn cyfarfod ffurfiol ar gais Rhieni gyda Llywodraethwyr
ORIAU CLERCIO LLYWODRAETHOL CYNRADD
Paratoi ymlaenllaw cyn cyfarfod 3 awr bob cyfarfod
Cofnodion a gohebu wedi cyfarfod 7.5awr bob cyfarfod
Cyfarfod 2 awr
Cyfanswm oriau fesul cyfarfod 12.5awr
12.5awr x 6 cyfarfod = 75 awr
Gweinyddiaeth - DBS,buddiannau, Cyrsiau Llywodraethwyr, Etholiadau, Aelodaeth, Rhestr Polisiau
7.5 awr mewn blwyddyn
Gweinyddu = 7.5 awr
Yn ychwanegol i hyn telir 2 awr ar gyfer hyfforddiant
Cyfanswm oriau = 84.5awr
NODYN
- 6 cyfarfod Corff Llywodraethol mewn blwyddyn.
- Pe byddai’r cyfarfod yn mynd dros 2 awr gall y Clerc hawlio gor-amser.
- Pe byddai’r corff angen gwasanaeth y Clerc mewn is-banel neu mwy na 6 cyfarfod gall y Clerc hawlio’r amser hwn yn ychwanegol.
Mae’r swydd ddisgrifiad uchod yn disgrifio pwrpas pennaf a’r prif elfennau’r swydd. Mae’n ddarlun o natur a phrif ddyletswyddau’r swydd fel mae’n bodoli yn bresennol, ond ni fwriedir iddo fod yn ddarlun holl-gynhwysfawr ac nid yw yn rhan o’r cytundeb cyflogaeth.
