Pwrpas y swydd
•Sicrhau bod pobl Gwynedd yn ganolog i bopeth rydym yn ei wneud.
•Darparu swyddogaeth rheoli gweinyddiaeth effeithiol ar gyfer yr ardal mae'r swydd wedi'i lleoli ynddi.
•Darparu cefnogaeth ar gyfer yr uned ac uwch reolwyr.
•Bod yn bwynt cyswllt cyntaf efo Llywodraeth Cymru a'r cyhoedd o ran unrhyw ymholiadau, gohebiaeth a chwynion ac i reoli a hwyluso ymatebion effeithlon ac effeithiol a rheoli'r system IRIS i sicrhau bod ymholiadau yn cael eu hateb o fewn y dyddiadau targed.
•Darparu swyddogaeth rheoli eiddo effeithiol o fewn lleoliad y swyddfa.
Cyfrifoldeb am adnoddau e.e. staff, cyllid, offer
•Cynnal rhestr o gyflenwadau swyddfa.
•Rheoli PPE (Offer Diogelu Personol) a ddarparwyd i staff yn y swyddfa ble lleolir y swydd.
•Gliniadur personol a gliniadur gwytnwch sbâr.
•Rheoli system arian mân y swyddfa.
•Cyfrifol am weinyddu cronfeydd data'r Asiantaeth, e.e. SharePoint yn cynnwys bas data Rheoli Fflyd yr Asiantaeth, Cofnodi Amser TENSOR a Bas Data Hyfforddi MODs.
Prif ddyletswyddau
Darparu cymorth i uwch reolwyr a darparu swyddogaeth rheoli gweinyddiaeth swyddfa effeithiol a chymorth ar gyfer yr ardal ble lleolir y swydd neu mewn swyddfeydd Asiantaeth eraill..
Darparu cymorth Gweinyddol/Ysgrifenyddiaeth i Reolwyr a staff trwy:
•Ddarparu gwasanaethau ysgrifenyddiaeth cyfarfodydd ar gyfer amrediad o gyfarfodydd technegol a rheolaethol yn cynnwys trefnu cyfarfodydd, gwahodd cynrychiolwyr, llogi lleoliadau a chymryd cofnodion i lefel uchel o hyfedredd.
•Ymgymryd â swyddogaeth y dderbynfa a dyletswyddau swyddfa cyffredinol megis delio â'r post, gohebiaeth, galwadau ffôn.
•Bod yn bwynt cyswllt cyntaf efo Llywodraeth Cymru a'r cyhoedd o ran unrhyw ymholiadau a gohebiaeth ac i reoli a hwyluso ymatebion effeithlon ac effeithiol o fewn amserlenni penodol.
•Cydlynu archebu ystafelloedd cyfarfod ac archebu cerbydau.
•Ymdrin â chwynion ac ymholiadau yn gwrtais a darparu sesiynau ymgyfarwyddo â’r safle i staff ac ymwelwyr.
•Cynorthwyo wrth sicrhau bod yr holl staff wedi derbyn cerdyn adnabod.
•Monitro blwch post ymholiadau ACGChC (NMWTRA) a chofnodi pob ymholiad/ymateb yng nghronfa ddata Rheoli Ymholiadau'r Cyhoedd Llywodraeth Cymru.
•Sicrhau y delir ag unrhyw ymholiadau sydd angen eu cwblhau trwy lynu at y broses gyfredol. Cydgysylltu gyda'r staff i ddarparu ymatebion i'r cyhoedd a Llywodraeth Cymru o fewn yr amserlen a roddwyd.
•Rheoli'r system llogi cyfarfodydd i gymeradwyo a diweddaru unrhyw newidiadau.
•Rheoli nwyddau swyddfa a'r cyllidebau sydd wedi'i dyrannu ar gyfer deunydd ysgrifennu swyddfa.
•Creu Archebion Prynu a'u hanfon ymlaen at bartïon perthnasol.
•Cynorthwyo â'r anfonebau NMWTRA a monitro'r blwch post a'r broses gan lynu at weithdrefnau.
•Cyflwyno'r Rota ar-ddyletswydd wythnosol i'r holl bartïon perthnasol.
•Trefnu ac archebu llety ar gyfer staff yn defnyddio'r broses cerdyn credyd berthnasol.
•Cynorthwyo i greu Newyddlen Sway NMWTRA a diweddaru Cyhoeddiadau Staff.
•Monitro Amserlen Mynychu'r Swyddfa yn unol â'r broses gyfredol a sefydlwyd ar gyfer Ccovid-19.
•Mewnosod data o TRAFIS i fas data i gynorthwyo Rheolwyr Llwybrau a'r ARMs.
Rheoli Fflyd
•Cyfrifol am system archebu cerbydau fflyd yr Asiantaeth.
•Trefnu a chydgysylltu gyda staff perthnasol i sicrhau bod pob cerbyd wedi ei wasanaethu, ei gynnal a’i gadw, a bod profion MOT yn cael eu hymgymryd o fewn yr amserlen a benodwyd.
•Diweddaru cofnodion milltiroedd misol yr holl gerbydau a chynnal y bas data fflyd ar y cyd gyda'r SLA yn cynnwys darparu goriadau cerbydau o’r pŵl.
•Sicrhau bod yr holl staff yn llenwi'r ffurflen Datganiad Meddygol Blynyddol a diweddaru system Fflyd Gwynedd.
Swyddogaethau AD
•Cynnal rhestr wirio Staff NMWTRA i sicrhau bod yr holl ddogfennau wedi eu cwblhau a'u dychwelyd.
•Gweinyddu'r swyddogaeth salwch/gwyliau/TOIL drwy Tensor. Sicrhau bod salwch staff wedi'i gofnodi yn unol â'r Polisi.
•Rheoli cyfnodau absenoldeb - Gweinyddu'r adroddiadau hwyrder dyddiol a'u hanfon ymlaen i'r rheolwyr llinell er mwyn gweithredu.
•Adolygu Perfformiad Staff - Sicrhau bod gwerthusiadau yn cael eu cwblhau yn flynyddol gan y Rheolwyr Llinell a threfnu dyddiadau/gwahoddiadau calendr ar gyfer staff ar ran y Rheolwyr Llinell a sicrhau bod yr holl ddogfennau yn cael eu huwchlwytho i Sharepoint yn ddiogel.
•Darparu canllawiau i staff ar ddefnydd dydd i ddydd y system TENSOR a sut i ddilyn y broses yn gywir, cynnal y broses gofrestru ac unrhyw newidiadau na all gael eu gweithredu oherwydd rhesymau technegol i'r Rheolwr Llinell, sicrhau bod salwch staff wedi'i gofnodi, darparu adroddiadau misol i'r Uwch Reolwyr Llinell i sicrhau bod y gweithdrefnau ffurfiol ar reoli absenoldebau staff yn cael eu dilyn.
•Cynorthwyo'r Rheolwr Gweinyddol a Datblygiad Staff i greu a chyflawni rhaglenni hyfforddiant, pecynnau sefydlu staff, cyfweliadau, uwchlwytho tystysgrifau perthnasol i SharePoint.
Hyfforddiant
•Gweinyddu'r Modiwl Hyfforddi MODs i greu teitlau hyfforddi, trefnu dyddiadau a chydgysylltu efo staff perthnasol o fewn yr Asiantaeth.
Cefnogaeth dechnegol/gweinyddiaeth
•Cynorthwyo i gynnal archwiliadau
•Cefnogi Rheolwr Iechyd a Diogelwch a'r Amgylchedd i gasglu data carbon ar gyfer cyfrifo carbon
•Cefnogi Rheolwr Gwaith Stryd i gynnal rhestr Genedlaethol?
•Cefnogi'r tîm Busnes i brosesu anfonebau
•Monitro protocolau Covid y cedwir atynt ac adrodd problemau i'r rheolwr llinell
•Ymgymryd ag Asesiadau DSE ar gyfer staff
•Nodiadau Trosglwyddo Gwastraff - sicrhau bod yr holl ddogfennaeth wedi ei diweddaru ym mhob swyddfa ar gyfer pwrpasau awdit
•Diogelwch tân - cwblhau tasgau Llyfr Log Tân (sef profion larymau tân wythnosol, profion gweledol wythnosol o ddiffoddwyr tân a'r llwybrau dihangfa dân, profion goleuadau argyfwng misol)
•Legionella - rhedeg dŵr o arllwysfeydd sydd ond yn cael ychydig o ddefnydd
•Trefnu mân waith cynnal a chadw y swyddfa ar sail ad-hoc.
Cefnogi a chynorthwyo’r Rheolwr Gweinyddol a Datblygiad Staff i gyflawni ei ddyletswyddau fel bo'r angen.
Cyfathrebu’n effeithiol ac yn gwrtais gydag aelodau etholedig, y cyhoedd, aelodau a swyddogion Llywodraeth Cymru yn ogystal â sefydliadau a chyrff allanol eraill.
Cydweithredu a chysylltu â staff o'r Asiantaeth, Adrannau eraill o fewn y Cyngor, ac Awdurdodau sy’n Bartneriaid er mwyn hyrwyddo rheolaeth effeithiol yr Asiantaeth.
Gofynion Eraill
Cydweithredu a chysylltu â staff o'r Asiantaeth, Adrannau eraill o fewn y Cyngor, ac Awdurdodau sy’n Bartneriaid er mwyn hyrwyddo rheolaeth effeithiol yr Asiantaeth.
Cynorthwyo aelodau staff yr Asiantaeth i gyflawni eu dyletswyddau technegol, ariannol a gweinyddol.
Cyfathrebu’n effeithiol ac yn gwrtais gydag aelodau etholedig, y cyhoedd, aelodau a swyddogion Llywodraeth Cymru yn ogystal â sefydliadau a chyrff allanol eraill.
Ymgymryd ag unrhyw ddyletswyddau eraill, sy’n gymesur â lefel cyflog a chyfrifoldeb y swydd.
•Cyfrifoldeb am hunanddatblygiad.
•Sicrhau cydymffurfiaeth â rheoliadau Iechyd a Diogelwch yn y gweithle yn unol â’r cyfrifoldebau a nodir yn Neddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1974 a Pholisi Iechyd a Diogelwch y Cyngor.
•Gweithredu oddi mewn i bolisïau’r Cyngor yng nghyswllt cyfle cyfartal a chydraddoldeb.
•Cyfrifoldeb am reoli gwybodaeth yn unol â chanllawiau rheoli gwybodaeth y Cyngor. Sicrhau yr ymdrinnir â gwybodaeth bersonol mewn modd sy’n cydymffurfio â deddfwriaeth Diogelu Data.
•Ymrwymiad i leihau allyriadau carbon y Cyngor yn unol â’r Cynllun Rheoli Carbon ac annog eraill i weithio'n gadarnhaol tuag at leihau ôl-troed carbon y Cyngor.
•Ymgymryd ag unrhyw ddyletswydd arall resymol sy’n cyfateb â lefel cyflog a lefel cyfrifoldeb y swydd.
•Cyfrifoldeb i adrodd am unrhyw bryder neu amheuaeth bod plentyn neu oedolyn bregus yn cael ei gam-drin.
Amgylchiadau arbennig
•Bodlonrwydd i weithio y tu hwnt i oriau gwaith arferol ar brydiau.
•Parodrwydd i deithio yn achlysurol i gyfleusterau NMWTRA eraill o fewn ardal yr asiantaeth.
