Pwrpas y swydd
•Sicrhau bod pobl Gwynedd yn ganolog i bopeth yr ydym yn ei wneud.
•Rydym yn chwilio am berson brwdfrydig a rhagweithiol i ymuno â’n tîm Cyswllt Cwsmer, i ddarparu gwybodaeth a chymorth ar ystod eang o Wasanaethau’r Cyngor i’n cwsmeriaid, drwy ddefnyddio systemau gymorth aml-sianel a sicrhau fod pobl Gwynedd yn ganolog i bopeth yr ydym yn ei wneud.
•Yn ogystal â’r uchod, bydd deilydd y swydd yn cyflawni rhai o ddyletswyddau’r Gwasanaeth Cofrestru yn y maes Genedigaethau, Marwolaethau, Marwenedigaethau a dyletswyddau cysylltiedig. Cymryd rhybuddion priodas / partneriaeth sifil a phrosesu ceisiadau am dystysgrifau yn gywir ac effeithlon a chasglu’r ffioedd priodol.
Cyfrifoldeb am adnoddau e.e. staff, cyllid, offer
•Stoc Cofrestru (mae gwerth uchel tystysgrifau gwag yn eu gwneud yn darged deniadol ar gyfer lladrad)
•Arian parod
•Trefniadau bancio
Prif ddyletswyddau
LEFEL 1 delio gydag ymholiadau cyffredinol derbynfa, ymholiadau switsfwrdd â chreu apwyntiadau canolfan ailgylchu.
•Delio gyda cwsmeriaid mewnol ac allanol, wyneb yn wyneb (ymholiadau derbynfa), dros y ffôn (galwadau switsfwrdd a chreu apwyntiadau yn ein system CRM), yn electronig neu unrhyw ffynhonell arall sydd yn cael ei ddefnyddio o fewn ein Canolfannau Cyswllt Cwsmer.
•Symud o un maes gwaith i'r llall yn rheolaidd wrth flaenoriaethu ymholiadau cwsmeriaid yn brydlon a chywir (e.e. delio gyda galwadau ffôn a symud yn syth i ddelio gydag ymholiad derbynfa ar yr un pryd, neu cwblhau gwaith gweinyddol a symud yn syth i ddelio gyda cwsmer, yn gyson yn ystod y dydd).
•Darparu gwasanaeth cwsmer o ansawdd uchel wrth ymdrin â gohebiaeth, ymholiadau dros y ffôn a phobl sy’n galw i mewn, fel bo’n briodol
•Cyfrifol am dderbyn ffurflenni a dogfennau personol cwsmeriaid, gwneud llungopïau, sganio a gwirio dogfennau fel bo’r angen ar gyfer cais y cwsmer.
•Cyfeirio cwsmeriaid i adrannau neu asiantaethau eraill pan yn briodol
•Derbyn adborth gan gwsmeriaid
•Rhoi cefnogaeth i gwsmeriaid fydd yn ymholi / ceisio am wasanaethau dros y we
•Gweinyddu’r drefn o gyfweld ymgeiswyr am basport gan ddelio gydag e-byst/ffacs gan y Gwasanaeth Pasbort
•Croesawu ymgeiswyr am apwyntiad pasport, paratoi’r ystafell ar gyfer cyfweliadau a chysylltu’r alwad fideo
•Cysylltu gyda’r Gwasanaeth Pasbort cyn ac ar ôl y cyfweliadau, gan ddilyn trefniadau diogelwch y Swyddfa Gartref.
•Derbyn parseli a llythyron sydd yn cyrraedd, ar wahân i’r Post Brenhinol a’u cofnodi a threfnu iddynt gael eu casglu gan y gwasanaethau perthnasol
•Rhoi allan a derbyn allweddi yn ymwneud ag adeiladau’r Cyngor ar gyfer gwaith cynnal a chadw a.y.y.b. Arwyddo a chadw dogfennau yn sgil gwaith cynnal a chadw ar ran yr Uned Eiddo
•Sicrhau fod cwsmeriaid yn dilyn rheolau Iechyd a Diogelwch yn y gweithle, polisi Tân ac arwyddo mewn ac allan o’r adeilad fel sy’n ddisgwyliedig.
•LEFEL 2
•Derbyn taliadau gan gwsmeriaid wyneb yn wyneb (derbyn arian parod a phrosesu taliadau cerdyn), dros y ffôn (prosesu taliadau cerdyn), cynghori cwsmeriaid ar sut i gwblhau taliadau ar lein.
•Dilyn gweithdrefnau’r cyngor ar sut i ddelio gydag arian a sicrhau cydymffurfiaeth gyda trefniadau bancio.
•Delio a datrys ymholiadau cwsmeriaid drwy roi cyngor am y prosesau canlynol: prosesau cynllunio, ymholiadau priffyrdd a bwrdeistrefol, parcio, etholiadau, difa pla, tocynnau 16+, cofrestru genedigaethau, marwolaethau, seremoniau a cheisiadau bathodyn glas.
•Defnyddio nifer o systemau cyfrifiadurol y Cyngor er mwyn delio gydag ymholiadau cwsmeriaid, creu apwyntiad i'r cwsmer fel bod angen.
•Delio gyda cwynion / pryderon cwsmeriaid a dod a chwynion neu ymholiadau cymhleth i sylw’r swyddogion perthnasol o fewn y Gwasanaethau perthnasol.
•Cefnogi staff newydd drwy rannu profiadau, cynorthwyo, cysgodi a datblygu eu sgiliau yn ein meysydd gwaith.
•LEFEL 3
•Gweithredu fel “drws ffrynt” i'r Gwasanaeth Treth Cyngor / Budd-daliadau drwy ddelio gydag ymholiadau cwsmeriaid yn y meysydd yma wyneb yn wyneb.
•Derbyn hyfforddiant gan y swyddog hyfforddi yn y Gwasanaetha Trethi/Budd-dal er mwyn cyflawni cyfrifoldebau’r swydd
•Cydymffurfio gyda chynnwys y cytundeb lefel gwasanaeth.
•Rhoi cyngor a gwybodaeth am holl hawliau’r cwsmer yn y meysydd Treth Cyngor /Budd-dal gan gyfeirio ymholiadau cymhleth (sy’n debygol o gymryd fwy na hanner awr i'w datrys) ymlaen i'r swyddogion arbenigol o fewn y Gwasanaeth Trethi/Budd-dal.
•LEFEL 5
•Cyflawni dyletswyddau lefel 1 i 3 yn ogystal â
•Chyflawni rhan o rôl Cofrestrydd drwy gofrestru genedigaethau, marwolaethau,marwenedigaethau a dyletswyddau cysylltiedig. Cymryd rhybuddion priodas / partneriaeth sifil a phrosesu ceisiadau am dystysgrifau yn gywir ac effeithlon a chasglu’r ffioedd priodol.
•Bydd disgwyl i ddeilydd y swydd gael gwybodaeth llawn o’r ddeddf Genedigaethau & Marwolaethau 1953, Deddf Priodasau 1949 a chofrestru digwyddiadau yn unol â rheoliadau’r deddfau, drwy ddilyn canllawiau yn eu llawlyfrau. Bydd Cofrestrydd yn cael eu penodi yn RBD / DRBD – Registrar of Births & Deaths er mwyn cyflawni’r pwrpas.
•Bod â’r wybodaeth ddiweddaraf am reoliadau’r Llawlyfrau Cofrestru y Swyddfa Gofrestru Gyffredinol, cylchlythyrau a chyfarwyddiadau eraill ynghyd â gweithdrefnau’r Cyngor drwy wirio gwybodaeth ar wefan y Swyddfa Gofrestru Gyffredinol yn rheolaidd.
•Bod a gwybodaeth manwl am statws mewnfudo unigolion sy’n gwneud cais i briodi, ac adrodd am unrhyw amheuaeth o hawl cyplau i briodi drwy godi rhybudd adran 24, a hysbysu’r Swyddfa Gartref o’u pryderon er mwyn cael penderfyniad am yr hawl i briodi.
•Mae gwerth uchel tystysgrifau gwag yn eu gwneud yn darged deniadol ar gyfer dwyn ac mae'n ofynnol i swyddogion cofrestru gymryd rhan weithredol yn y gwaith o sicrhau bod y tystysgrifau'n cael eu cadw'n ddiogel.
•Gofalu fod stoc yn cael eu cadw’n ddiogel a’u trin yn ofalus. Cadw record o stoc cyfredol a stoc hanesyddol yn unol â gweithdrefnau’r Swyddfa Gofrestu Gyffredinol.
•Cynorthwyo’r Cofrestrydd Arolygol i gyflawni gwiriadau SR fel bod angen (h.y. gwirio cywirdeb gwaith cydweithwyr a dod ac unrhyw ddiffyg i sylw’r aelod staff perthnasol yn ogystal â’r Cofrestrydd Arolygol).
•Cysylltu gyda swyddogion allanol, e.e. Doctoriaid, Gwasanaeth y Crwner yn ystod apwyntiadau, er mwyn gwirio dilysrwydd gwybodaeth, Swyddfa Archwiliwr Meddygol (Medical Examiners Office)
•Cysylltu gyda GRO yn ystod apwyntiadau pan fod gwybodaeth aneglur yn cael ei gyflwyno gan y cwsmer.
•Defnyddio system gyfrifiadurol RON i gofrestru digwyddiadau
•Cyflawni unrhyw ddyletswydd arall sy’n gyfatebol â graddfa’r swydd
•LEFEL 6
•Cyflawni dyletswyddau 1, 2, 3, 5 yn ogystal â
•Gweithredu fel “post holder” h.y. mae’r person yma yn cael eu dynodi yn gyfrifol am yr holl stoc Cofrestru sydd o dan eu gofalaeth
•Yn gyfrifol am sicrhau fod staff sydd yn defnyddio’r stoc yn dilyn canllawiau ymarfer da y Swyddfa Gofrestru Gyffredinol, ac yn cydymffurfio gyda gofynion ymchwiliad “stock and security” y Swyddfa Gofrestru Gyffredinol
•Yn atebol fod unrhyw swyddog sy’n defnyddio’r stoc yn ei wirio a’i ddefnyddio mewn trefn.
•Yn atebol am archebu stoc yn flynyddol yn unol â chanllawiau’r Swyddfa Gofrestru Gyffredinol a sicrhau fod stoc digonol am y flwyddyn sydd i ddod (dim ond un waith y flwyddyn gellir archebu stoc).
•Yn atebol am y stoc a gwirio fod y stoc sy’n cael ei anfon gan y Swyddfa Gofrestru Gyffredinol yn gywir ac mewn trefn
•Gofynnir i ddeilydd y swydd gwblhau prawf DBS llwyddiannus
•Cyflawni unrhyw ddyletswydd arall sy’n gyfatebol â graddfa’r swydd
•Cyfrifoldeb am hunan ddatblygiad
•Sicrhau cydymffurfiaeth â rheolau Iechyd a Diogelwch yn y gweithle yn unol â’r cyfrifoldebau a nodir yn Neddf Iechyd a Diogelwch yn y Gweithle 1974 a Pholisi Iechyd a Diogelwch y Cyngor.
•Gweithredu o fewn polisïau’r Cyngor yng nghyswllt cyfle cyfartal a chydraddoldeb.
•Cyfrifoldeb am reoli gwybodaeth yn unol â safonau a chanllawiau rheoli gwybodaeth y Cyngor.  Sicrhau bod gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin mewn cydymffurfiaeth â deddfwriaeth Diogelu Data
•Ymrwymiad i leihau allyriadau carbon y Cyngor yn unol â’r Cynllun Rheoli Carbon ac annog eraill i weithredu’n gadarnhaol tuag at leihau ôl-troed carbon y Cyngor.
•Ymgymryd ag unrhyw ddyletswydd arall cyfatebol a rhesymol sy’n cyd-fynd â lefel cyflog a lefel cyfrifoldeb y swydd.
•Cyfrifoldeb i adrodd am bryder neu amheuaeth bod plentyn neu oedolyn bregus yn cael ei gamdrin
Amgylchiadau arbennig
•Bydd angen i ddeilydd y swydd fynychu cyfarfodydd tu allan i oriau’r swyddfa o bryd i’w gilydd a gweithredu fel rhan o dîm yn ymateb i argyfyngau gan gynnwys argyfyngau sifil, yn unol â chynllun argyfwng y Cyngor
•Wrth i’r Cyngor ailystyried ymestyn oriau gwasanaeth fe allasai hyn effeithio ar oriau gwaith y swydd hon
•Bydd angen i ddeilydd y swydd fod yn berchennog ar drwydded yrru lawn a meddu ar gar a gweithio’n achlysurol mewn lleoliadau eraill o fewn y Sir