Pwrpas y swydd
•Sicrhau bod pobl Gwynedd yn ganolog i bopeth yr ydym yn ei wneud.
•Rydym yn chwilio am berson brwdfrydig a rhagweithiol i ymuno â’n tîm Cyswllt Cwsmer, i ddarparu gwybodaeth a chymorth ar ystod eang o Wasanaethau’r Cyngor i’n cwsmeriaid, drwy ddefnyddio systemau gymorth aml-sianel a sicrhau fod pobl Gwynedd yn ganolog i bopeth yr ydym yn ei wneud.
Cyfrifoldeb am adnoddau e.e. staff, cyllid, offer
•-
Prif ddyletswyddau
•LEFEL 1 - delio gydag ymholiadau cyffredinol derbynfa, ymholiadau switsfwrdd â chreu apwyntiadau canolfan ailgylchu.
•Delio gyda cwsmeriaid mewnol ac allanol, wyneb yn wyneb (ymholiadau derbynfa), dros y ffôn (galwadau switsfwrdd a chreu apwyntiadau yn ein system CRM), yn electronig neu unrhyw ffynhonell arall sydd yn cael ei ddefnyddio o fewn ein Canolfannau Cyswllt Cwsmer.
•Symud o un maes gwaith i'r llall yn rheolaidd wrth flaenoriaethu ymholiadau cwsmeriaid yn brydlon a chywir (e.e. delio gyda galwadau ffôn a symud yn syth i ddelio gydag ymholiad derbynfa ar yr un pryd, neu cwblhau gwaith gweinyddol a symud yn syth i ddelio gyda cwsmer, yn gyson yn ystod y dydd).
•Darparu gwasanaeth cwsmer o ansawdd uchel wrth ymdrin â gohebiaeth, ymholiadau dros y ffôn a phobl sy’n galw i mewn, fel bo’n briodol
•Cyfrifol am dderbyn ffurflenni a dogfennau personol cwsmeriaid, gwneud llungopïau, sganio a gwirio dogfennau fel bo’r angen ar gyfer cais y cwsmer.
•Cyfeirio cwsmeriaid i adrannau neu asiantaethau eraill pan yn briodol
•Derbyn adborth gan gwsmeriaid
•Rhoi cefnogaeth i gwsmeriaid fydd yn ymholi / ceisio am wasanaethau dros y we
•Gweinyddu’r drefn o gyfweld ymgeiswyr am basport gan ddelio gydag e-byst/ffacs gan y Gwasanaeth Pasbort
•Croesawu ymgeiswyr am apwyntiad pasport, paratoi’r ystafell ar gyfer cyfweliadau a chysylltu’r alwad fideo
•Cysylltu gyda’r Gwasanaeth Pasbort cyn ac ar ôl y cyfweliadau, gan ddilyn trefniadau diogelwch y Swyddfa Gartref.
•Derbyn parseli a llythyron sydd yn cyrraedd, ar wahân i’r Post Brenhinol a’u cofnodi a threfnu iddynt gael eu casglu gan y gwasanaethau perthnasol
•Rhoi allan a derbyn allweddi yn ymwneud ag adeiladau’r Cyngor ar gyfer gwaith cynnal a chadw a.y.y.b. Arwyddo a chadw dogfennau yn sgil gwaith cynnal a chadw ar ran yr Uned Eiddo
•Sicrhau fod cwsmeriaid yn dilyn rheolau Iechyd a Diogelwch yn y gweithle, polisi Tân ac arwyddo mewn ac allan o’r adeilad fel sy’n ddisgwyliedig.
•LEFEL 2
•Cyflawni dyletswyddau lefel 1 yn ogystal â
•Derbyn taliadau gan gwsmeriaid wyneb yn wyneb (derbyn arian parod a phrosesu taliadau cerdyn), dros y ffôn (prosesu taliadau cerdyn), cynghori cwsmeriaid ar sut i gwblhau taliadau ar lein.
•Dilyn gweithdrefnau’r cyngor ar sut i ddelio gydag arian a sicrhau cydymffurfiaeth gyda trefniadau bancio.
•Delio a datrys ymholiadau cwsmeriaid drwy roi cyngor am y prosesau canlynol: prosesau cynllunio, ymholiadau priffyrdd a bwrdeistrefol, parcio, etholiadau, difa pla, tocynnau 16+, cofrestru genedigaethau, marwolaethau, seremoniau a cheisiadau bathodyn glas.
•Defnyddio nifer o systemau cyfrifiadurol y Cyngor er mwyn delio gydag ymholiadau cwsmeriaid, creu apwyntiad i'r cwsmer fel bod angen.
•Delio gyda cwynion / pryderon cwsmeriaid a dod a chwynion neu ymholiadau cymhleth i sylw’r swyddogion perthnasol o fewn y Gwasanaethau perthnasol.
•Cefnogi staff newydd drwy rannu profiadau, cynorthwyo, cysgodi a datblygu eu sgiliau yn ein meysydd gwaith.
•LEFEL 3
•Gweithredu fel “drws ffrynt” i'r Gwasanaeth Treth Cyngor / Budd-daliadau drwy ddelio gydag ymholiadau cwsmeriaid yn y meysydd yma wyneb yn wyneb.
•Rhoi cyngor a gwybodaeth am holl hawliau’r cwsmer yn y meysydd Treth Cyngor /Budd-dal gan gyfeirio ymholiadau cymhleth (sy’n debygol o gymryd fwy na hanner awr i'w datrys) ymlaen i'r swyddogion arbenigol o fewn y Gwasanaeth Trethi/Budd-dal.
•Rhoi cyngor i gwsmeriaid sy’n ymgeisio am fathodyn glas gan egluro pwy sy’n gymwys ayyb
•LEFEL 7
•Delio gyda lefel 1 i 3 yn ogystal â
•Delio gydag ymholiadau electronig cwsmeriaid yn brydlon a chywir
•Meddu a’r sgiliau iaith o’r radd flaenal yn y Gymraeg a’r Saesneg er mwyn cyfathrebu yn ysgrifenedig gyda cwsmer yn electronig neu drwy lythyr yn rhugl.
•Mae disgwyliad i'r swyddog sy’n cyflawni gwaith gweinyddol gael dealltwriaeth manwl o holl waith y Cyngor, er mwyn gallu cyfeirio ymholiadau electronig (sydd ddim yn rhan o waith ein Canolfannau Cyswllt Cwsmer) ymlaen i'r Gwasanaethau / Swyddogion perthnasol a diweddaru’r cwsmer ar eu ymholiad.
•Blaenoriaethu’r galw a symud o un maes gwaith i’r llall yn annibynol heb arweiniad rheolwr llinell, e.e. ateb galwadau ffôn yn ystod cyfnodau prysur yn hytrach na delio gyda gwaith gweinyddol.
•Cyflawni unrhyw ddyletswydd arall sy’n gyfatebol â graddfa’r swydd
•Cyfrifoldeb am hunan ddatblygiad
•Sicrhau cydymffurfiaeth â rheolau Iechyd a Diogelwch yn y gweithle yn unol â’r cyfrifoldebau a nodir yn Neddf Iechyd a Diogelwch yn y Gweithle 1974 a Pholisi Iechyd a Diogelwch y Cyngor.
•Gweithredu o fewn polisïau’r Cyngor yng nghyswllt cyfle cyfartal a chydraddoldeb.
•Cyfrifoldeb am reoli gwybodaeth yn unol â safonau a chanllawiau rheoli gwybodaeth y Cyngor.  Sicrhau bod gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin mewn cydymffurfiaeth â deddfwriaeth Diogelu Data
•Ymrwymiad i leihau allyriadau carbon y Cyngor yn unol â’r Cynllun Rheoli Carbon ac annog eraill i weithredu’n gadarnhaol tuag at leihau ôl-troed carbon y Cyngor.
•Ymgymryd ag unrhyw ddyletswydd arall cyfatebol a rhesymol sy’n cyd-fynd â lefel cyflog a lefel cyfrifoldeb y swydd.
•Cyfrifoldeb i adrodd am bryder neu amheuaeth bod plentyn neu oedolyn bregus yn cael ei gamdrin
Amgylchiadau arbennig
•Bydd angen i ddeilydd y swydd fynychu cyfarfodydd tu allan i oriau’r swyddfa o bryd i’w gilydd a gweithredu fel rhan o dîm yn ymateb i argyfyngau gan gynnwys argyfyngau sifil, yn unol â chynllun argyfwng y Cyngor
•Wrth i’r Cyngor ailystyried ymestyn oriau gwasanaeth fe allasai hyn effeithio ar oriau gwaith y swydd hon
•Bydd angen i ddeilydd y swydd fod yn berchennog ar drwydded yrru lawn a meddu ar gar a gweithio’n achlysurol mewn lleoliadau eraill o fewn y Sir