Pwrpas y swydd
•Sicrhau bod plant a phobl ifanc Gwynedd ac Ynys Mon yn ganolog i bopeth yr ydym yn ei wneud.
•Gweithredu’r drefn weinyddol ar gyfer achosion plant sydd yn cael eu hasesu yn statudol neu sydd yn destun Datganiad Anghenion Addysgol Arbennig (AAA) ar ran Cyngor Gwynedd a Chyngor Mon.
•Gweithredu’r drefn weinyddol ar gyfer Cynlluniau Datblygu Unigol / Cynllun Datblygu Unigol Awdurdod / Cynllun Datblygu Unigol Awdurdod-Statudol i’r disgyblion a fyddai’n hanesyddol wedi bod yn destun Datganiad Anghenion Addysgol Arbennig (AAA) ar ran Cyngor Gwynedd a Chyngor Ynys Môn. Hefyd Cynlluniau Datblygu Unigol o Fforymau ADYaCh ar ran Cyngor Gwynedd a Chyngor Ynys Môn.
•Bod yn rhan o dîm gweinyddol sydd yn sicrhau gweinyddiaeth o ansawdd ar gyfer y Gwasanaethau ADYaCh
Cyfrifoldeb am adnoddau e.e. staff, cyllid, offer
•Gliniadur
Prif ddyletswyddau
•Cyfrifoldeb am gefnogi a gweinyddu’r broses o ystyried Asesiadau Statudol (fel y diffinnir gan y Cod Ymarfer ADY i Gymru) o fewn gofynion amser penodol, trwy gysylltu â gofyn am gyfraniadau gan rieni, ysgolion, Swyddogion Maes, Adrannau ac Asiantaethau eraill, gan goladu’r holl adroddiadau, cyngor a gwybodaeth.
•Cydweithio’n agos gyda’r Swyddog Datganiadau i sicrhau bod y prosesau yn cael eu cyflawni a’u cwblhau yn unol â’r deddfwriaethau perthnasol a’r Côd Ymarfer ADY i Gymru.
•Chydweithio’n agos gyda’r Swyddogion Ansawdd i sicrhau bod y prosesau yn cael eu cyflawni a’u cwblhau yn unol â’r deddfwriaethau perthnasol a’r Côd Ymarfer ADY i Gymru.
•Cyfrifoldeb o ddyrannu, trefnu a blaenoriaethu gwaith yn unol â’r canllawiau a gytunir arnynt.
•Coladu gwybodaeth a chydweithio’n agos gyda’r Rheolwr Gwasanaeth i greu pecyn ar gyfer Tribiwnlys ar gais y rheolwr Gwasanaeth
•Hysbysu’r Swyddogion a’r asiantaethau perthnasol am unrhyw newid yn y trefniadau lleoliadau addysgol/ darpariaethau.
•Derbyn ceisiadau yn unol â rhestr wirio ceisiadau datganiad a chynlluniau datblygu unigol
•Cyfrifoldeb am gefnogi a gweinyddu’r broses o Gynlluniau Datblygu Unigol yn unol a’r drefn gytunedig.
•Cyd weithio gydag ysgolion a phob un o’r rhan ddeiliaid perthnasol i gadw at y gyfundrefn gytunedig. Gall hyn gynnwys cysylltu drwy ffon, e-bost neu lythyr i sicrhau bod y drefn yn cael ei dilyn.
•Sicrhau cysondeb gweithredu a chysondeb data.
•Cyd weithio’n agos gyda’r Swyddog Data ADY.
•Cyfrifoldeb o fewnbynnu data yn gywir i bas-data yr awdurdod
•Cynnal a chadw pob cofnod, gan fonitro’r ymatebion i’r ceisiadau am gyflwyniadau (yn unol â’r gweithdrefnau), a chymryd y camau priodol pan fo angen atgoffa asiantaethau i gyflwyno gwybodaeth / adroddiadau.
•Cynorthwyo gyda rhedeg adroddiadau parod o Systemau yr awdurdod.
•Fewnbynnu a storio gwybodaeth ychwanegol sydd wedi ei wirio ar system CDU a IGwynedd. Goruchwylio trefn ffeilio a chadw gwybodaeth electronaidd y swyddfa a sicrhau eu bod yn gyfredol ac effeithiol.
•Cyfrifoldeb am sicrhau cywirdeb o fewnbynnu a hysbysu penderfyniadau Paneli Cymedroli a Fforymau Ardal yn unol ar drefn a gytunwyd
•Cyfrifoldeb am sicrhau cywirdeb o fewnbynnu darpariaeth yn unol â phenderfyniad y Paneli Cymedroli gan y Swyddog Gweinyddol Cyllid ac aelodau’r Panel Cymedroli a Fforymau Ardal.
•Trefnu fforymau a / neu baneli mewn cydweithrediad a’r Swyddogion Ansawdd ADYaCh a’r Uwch Reolwyr ADY a Chynhwysiad gan sicrhau lleoliadau addas a gwahodd rhan ddeiliaid perthnasol.
•Cyfrifoldeb o gofnodi a mynychu mewn Fforwm ADYaCh ynghyd a Swyddogion Ansawdd, Athrawon Arbenigol a Uwch Reolwr ADYaCH.
•Cyfrifoldeb o drefnu a chofnodi ar gais y Swyddogion Ansawdd cyfarfodydd achos gyda rhieni neu ran ddeiliaid.
•Cyd weithio a’r Swyddog Gweinyddol Cyllid er mwyn sicrhau fod y wybodaeth am unrhyw newidiadau i’r ddarpariaeth yn cael ei gweinyddu a’u cofnodi yn unol â’r drefn ac er mwyn sicrhau cywirdeb data a lleihau unrhyw ddyblygu posib.
•Cynhyrchu adroddiadau mewn perthynas ag asesiadau disgyblion.Dyblygu o pwynt uchod
•Cyfrifoldeb am weinyddu drwy ddefnydd cyson ac effeithiol o dechnoleg gwybodaeth drwy gyd weithio a’r uned ddata i oresgyn problemau posib o ddefnyddio’r system ONE.
•Gweinyddu trefn gyfathrebu ar y cyd efo’r Swyddog Datganiadau a CDU, Swyddogion Ansawdd ADYaCh, y Swyddog Gweinyddol Cyllid a’r Cydlynydd Blynyddoedd Cynnar. Bydd hyn yn cynnwys cysylltu â rhieni, ysgolion ac asiantaethau perthnasol.
•Gweinyddu proses ceisiadau cludiant.
•Derbyn ac ymateb i ymholiadau dydd i ddydd am weithdrefnau datganiadau neu gynlluniau datblygu unigol; gan gyfeirio at sylw’r swyddogion perthnasol lle’n briodol. Ymateb i geisiadau ysgolion ac i geisiadau cyffredinol gan y cyhoedd ac eraill am wybodaeth a’u cyfeirio at y swyddog neu’r darparwyr priodol.
•Gweithredu fel y pwynt cyswllt cyntaf ar gyfer ymholiadau gan rieni, ysgolion ac asiantaethau am y prosesau paneli ac fforymau.
•Ymdrin yn gwrtais gyda rhieni sy’n bryderus ac anfodlon, gan ymateb gyda chydymdeimlad i ymholiadau o natur hynod o sensitif ac emosiynnol. Sicrhau bod y staff/swyddog priodol yn ymateb i unrhyw ymholiad na ellir ei ddatrys yn syth, gan wneud cofnod o alwadau o’r fath.
•Gweinyddu proses effeithiol o drosglwyddo gwybodaeth am anghenion a darpariaeth disgyblion wrth iddynt symud i mewn neu allan o Wynedd neu Ynys Môn. Diweddaru system ONE.
•Gweithredu fel y pwynt cyswllt cychwynnol ar gyfer gwerthiant profion ac adnoddau addysgol eraill gynhyrchwyd gan staff yr Adran ADYaCh, gan drefnu i’w dosbarthu, anfonebu a thalu. Trefnu gydag Argraffwyr y Cyngor i gynhyrchu mwy o adnoddau.
•Cyfrifoldeb o brosesu gwaith hynod gyfrinachol, gan sicrhau bod gwybodaeth sensitif a chyfrinachol yn cael ei barchu a’i reoli’n briodol gan ddilyn rheolau Deddf Diogelu Data.
•Cysylltu gydag Awdurdodau Addysg eraill i drefnu trosglwyddiad ffeiliau disgyblion fel maent yn symud i mewn ac allan o’r Sir. Diweddaru’r bas-data CAPITA-ONE gyda’r holl wybodaeth briodol am ddisgyblion gyda Datganiad ADY.
•Unrhyw ddyletswydd eraill addas ar gais Uwch Swyddog, sy’n gallu cynnwys cynghori a mentora staff newydd a staff llai profiadol. Darparu hyfforddiant cychwynnol a chyngor parhaus i aelodau’r tim gweinyddol.
•Mynychu cyrsiau hyfforddiant a gweithgareddau DPP arall a drefnir. Mae’r dyletswyddau uchod yn golygu mynediad at wybodaeth o natur gyfrinachol, a ddaw dan ofynion y Ddeddf Diogelu Data. Yn yr achosion yma, rhaid sicrhau cyfrinachedd llwyr.
•Cyfrifoldeb i adrodd am bryder neu amheuaeth bod plentyn neu oedolyn bregus yn cael ei gamdrin.
Cyffredinol
•Cyfrifoldeb am hunan ddatblygiad
•Sicrhau cydymffurfiaeth â rheolau Iechyd a Diogelwch yn y gweithle yn unol â’r cyfrifoldebau a nodir yn Neddf Iechyd a Diogelwch yn y Gweithle 1974 a Pholisi Iechyd a Diogelwch y Cyngor.
•Gweithredu o fewn polisïau’r Cyngor yng nghyswllt cyfle cyfartal a chydraddoldeb.
•Cyfrifoldeb am reoli gwybodaeth yn unol â safonau a chanllawiau rheoli gwybodaeth y Cyngor.  Sicrhau bod gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin mewn cydymffurfiaeth â deddfwriaeth Diogelu Data
•Ymrwymiad i leihau allyriadau carbon y Cyngor yn unol â’r Cynllun Rheoli Carbon ac annog eraill i weithredu’n gadarnhaol tuag at leihau ôl-troed carbon y Cyngor.
•Ymgymryd ag unrhyw ddyletswydd arall cyfatebol a rhesymol sy’n cyd-fynd â lefel cyflog a lefel cyfrifoldeb y swydd.
•Cyfrifoldeb i adrodd am bryder neu amheuaeth bod plentyn neu oedolyn bregus yn cael ei gamdrin
Amgylchiadau arbennig
Gofynion meddyliol
Y gallu i ddilyn prosesau a chamau cymhleth yn unol â gweithdrefnau nodir mewn deddfwriaeth statudol neu’r Côd Ymarfer.
Gweithio dan bwysau, i gyflawni terfynnau amser statudol.
Angen dyfal-barhâd i gysylltu ag atgoffa asiantaethau i gyflwyno ymatebion (oherwydd y terfynau amser statudol).
Ymateb i alwadau ffôn beirniadol ac ymholiadau sensitif, gan nifer o ran-ddeiliaid (gan gynnwys rhieni, penaethiaid ysgolion, Gwasanaethau Cymdeithasol, Bwrdd Iechyd ayyb)
Yr angen i flaenoriaethu gwaith, a delio gyda sawl achos ar yr un adeg.
Y ‘cyfrifoldeb’ o beido datgelu a gwarchod cyfrinachedd gwybodaeth rhai achosion (megis manylion a lleoliad plant wedi’u maethu)
Gofynion emosiynnol
Y gallu i ddelio’n gwrtais, ac amyneddgar gyda rheini sy’n anfodlon gyda’r drefn neu benderfyniad y Paneli Cymedroli.
Os yn bosibl, rhesymu a darbwyllo rhieni o benderfyniadau’r Paneli Cymedroli.
Ymgodymu gydag sgîl-effeithiau galwadau beirniadol, sy’n gallu bod yn bersonnol ar adegau.
Natur emosiynnol gweithio mewn maes sy’n ymwneud ag anghenion dwys disgyblion a phobl ifanc
Amgylchiadau arbennig
O bryd i’w gilydd, mae’n bosibl y gofynnir i’r deilydd swydd oriau anghymdeithasol, trefniadau gwaith arbennig, a.y.y.b.