Swydd Ddisgrifiad
Teitl y Swydd: Rheolwr Busnes a Chyllid
Gwasanaeth: Ysgolion
Maes Gwasanaeth: Ysgol Ardudwy
Yn gyfrifol i: Pennaeth Ysgol Ardudwy
Oriau Gweithio: 37 awr yr wythnos.
(42 wythnos waith mewn blwyddyn ysgol sef 38 wythnos tymor ysgol, 2 wythnos yn ystod gwyliau’r ysgol, 5 diwrnod mewn hyfforddiant yn ogystal â bod ar gael i weithio cyfwerth a'ch oriau wythnosol yn ychwanegol tu hwnt i'r oriau arferol.
Gwyliau i’w cymryd yn ystod gwyliau ysgol
Graddfa: S4 pwyntiau 26-28
Pwrpas y Swydd
Bydd deiliad y swydd yn rheoli cyllideb ddirprwyedig yr ysgol a sicrhau bod trefniadau monitro cadarn yn eu lle i gynnal y defnydd mwyaf effeithiol o adnoddau yn unol â rheoliadau ariannol a rheolau sefydlog.
I fod yn uniongyrchol gyfrifol am weinyddiad effeithiol yr ysgol gan oruchwylio holl staff gweinyddol yr ysgol.
I weithio'n rhagweithiol mewn partneriaeth gyda’r Uwch Dîm Rheoli i sicrhau darparu gwasanaethau cymorth effeithiol ac effeithlon i gyrraedd nod a blaenoriaethau'r ysgol.
Prif Gyfrifoldebau
Cyfrifoldeb am reolaeth ariannol yr ysgol. Paratoi cyllidebau manwl tair blynedd sy'n dangos sefyllfa'r gyllideb a ragwelir ar gyfer yr ysgol yn seiliedig ar staffio a niferoedd disgyblion gan gymryd i ystyriaeth y blaenoriaethau a nodir yn y cynllun datblygu ysgol.
Hwyluso'r broses cynllunio ariannol tymor canolig ar gyfer yr ysgol gan weithio mewn ymgynghoriad â'r uned gyllid addysg i sicrhau bod trefniadau monitro cadarn yn eu lle a fydd yn cefnogi nodi arbedion ar draws yr ysgol.
Arwain a rheoli gwaith staff gweinyddol ac ategol yr ysgol.
Rheoli cyfleusterau'r ysgol, rheoli a monitro contractau, caffael, tendrau a chytundebau ar gyfer darparu gwasanaethau i'r ysgol, sicrhau fod adeiladau'r ysgol yn gweithredu yn unol â gweithdrefnau brys a chadw at ofynion Iechyd a Diogelwch.
Cyfrifoldeb am ddefnydd cymunedol o'r ysgol, gan wneud trefniadau ar gyfer gosod yr ysgol a threfnu i ymateb i anghenion y defnyddwyr, bilio a derbyn taliadau.
Gweithredu fel Swyddog Arholiadau’r ysgol.
Gweithredu fel Clerc i’r Corff Llywodraethu.
Cefnogi’r Pennaeth a’r Corff Llywodraethu i sicrhau bod polisïau’r ysgol yn unol â’r gofynion statudol.
Rheoli Cyllid
Paratoi adroddiadau monitro cyllideb i'w cyflwyno i'r Pennaeth a'r Corff Llywodraethu gan gynnwys monitro incwm a gwariant trwy gydol y flwyddyn a darparu cyngor ac argymhellion i sicrhau fod gwariant o fewn y gyllideb arian gyfyngedig.
Gweithio'n rhagweithiol i ganfod ffyrdd newydd o weithio a herio'r dulliau presennol o ddarparu gwasanaethau er mwyn lleihau pwysau costau yn y dyfodol.
Rheoli gweinyddiaeth ddyddiol y gyllideb gan ddefnyddio’r system SIMS FMS - sicrhau cywirdeb holl drafodion ffeil cysoni’n fisol, prosesu archebion, anfonebau, incwm, a gwneud trosglwyddiadau cyllidol mewn ymgynghoriad â’r Pennaeth a’r Is-bwyllgor Cyllid.
Llunio’r gyllideb a’r gyllideb ddiwygiedig mewn cydweithrediad â’r Pennaeth.
Darparu gwybodaeth cyson am balansau arfaethedig yr ysgol fel ffynhonnell wybodaeth greiddiol i Is-bwyllgor Cyllid y Corff Llywodraethu.
Mewn cydweithrediad â’r Pennaeth, goruchwylio rheolaeth ariannol ffrydiau ariannu allanol drwy ddarparu gwybodaeth amserol a chywir am ddefnydd grantiau i dîm cyllid y Cyngor/GWE a sicrhau bod trefniadau cadarn yn eu lle sy'n cadw at reolau a rheoliadau ariannol.
Cau cyfrifon diwedd y flwyddyn yn unol â’r rheoliadau ariannol a safonau cyfrifeg broffesiynol.
Cynghori’r Pennaeth a’r Corff Llywodraethu ar y defnydd gorau o adnoddau er mwyn hwyluso'r gwaith o godi a monitro perfformiad yn ogystal â mesur targedau perfformiad cywir ac amserol.
Rheoli a gweinyddu cronfa preifat yr ysgol a pharatoi cyfrifon diwedd flwyddyn yn amserol a chywir a threfnu i’r cyfrifon gael eu archwilio gan archwiliwr allanol.
Rheoli a gweinyddu holl drafodion cerdyn credyd yr ysgol a sicrhau bod tystiolaeth gywir ar gyfer pob trafodiad a'i drosglwyddo i'r Pennaeth i'w awdurdodi o fewn yr amserlen briodol.
Darparu gwybodaeth yn ôl yr angen ar gyfer adran archwilio’r Cyngor.
Rheoli a gweinyddu’r cynllun gwersi offerynnau cerdd.
Bydd yn ofynnol i ddeiliad y swydd fynychu gwahanol gyfarfodydd, gan gynnwys cyfarfodydd yr Uwch Dîm Rheoli, Is-bwyllgor Cyllid a’r Corff Llywodraethu. Bydd presenoldeb mewn rhai cyfarfodydd tu allan i oriau gwaith hefyd yn un o ofynion allweddol y rôl.
Corff Llywodraethu
Gweithredu fel Clerc i’r Corff Llywodraethu a’i Is-bwyllgorau, gan gymryd cyfrifoldeb am alw a chofnodi cyfarfodydd, trefnu rhaglen, paratoi cofnodion ac adroddiadau, cynghori yn ôl yr angen a gweithredu ar benderfyniadau. Bydd yn ofynnol i ddeiliad y swydd fynychu cyfarfodydd, gan gynnwys cyfarfodydd y Corff Llywodraethu. Bydd presenoldeb yn y cyfarfodydd hyn tu allan i oriau gwaith hefyd yn un o ofynion allweddol y rôl.
Rheoli’r holl ofynion statudol mewn perthynas â’r llywodraethwyr unigol - hyfforddiant mandadol, rhestr buddiannau, egwyddorion ymddygiad, gwiriadau DBS.
Paratoi Adroddiad Blynyddol y Corff Llywodraethu i’r rhieni.
Disgwylir i’r Clerc gydweithio gyda’r Pennaeth a’r Cadeirydd i arfarnu ansawdd gwaith y Corff Llywodraethu yn unol â’r canllawiau cenedlaethol
Cadw cofnod o holl bolisïau’r ysgol a thynnu sylw’r Pennaeth a’r Cadeirydd i’r angen i adolygu polisïau penodol yn rheolaidd. Gofalu bod polisïau newydd a dderbynnir o’r Cyngor/Llywodraeth Cymru yn cael eu mabwysiadu’n amserol gan y Corff Llywodraethu.
Goruchwylio a Rheoli Pobl ac Adnoddau Dynol
Rheoli tîm o Staff Gweinyddol/Ategol gan gynnwys y Swyddog Gweinyddol, Staff y Swyddfa/Derbynfa, Technegwyr, Glanhawyr a’r Gofalwr gan ddirprwyo a rhannu cyfrifoldebau a dyletswyddau yn ôl anghenion ac arbenigedd.
Cynnal cyfarfodydd Rheoli Perfformiad Staff Gweinyddol/Ategol gan osod amcanion blynyddol a’u hadolygu.
Mewn cydweithrediad â’r Pennaeth, llunio neu addasu swydd ddisgrifiadau Staff Gweinyddol/Ategol yn ôl yr angen.
Cyfrifoldeb am faterion personél holl staff yr ysgol megis gweinyddu penodiadau a materion cyflog.
Cydweithio ag Adran Bersonél yr Awdurdod i sicrhau fod yr Uwch Dîm Rheoli yn derbyn cyngor ac arweiniad ar faterion cyflogaeth.
Cydlynu a chadw cofnodion o faterion staffio yn ymwneud â hyfforddiant, amddiffyn plant, gwiriadau troseddol a chadw cofrestr gyfredol o hyfforddiant staff yr ysgol gyfan.
Gweinyddu’r drefn absenoldebau staff a chadw manylion am bresenoldeb ac absenoldebau staff ac ymdrin a phryderon presenoldeb/prydlondeb staff Gweinyddol/Ategol a’r Cymorthyddion Cefnogaeth Dysgu/Swyddogion Cynhwysiad.
Cwblhau’r ffurflenni priodol ac ardystio cywirdeb ceisiadau am dâl.
Rheoli amserlen a rhaglen waith Athrawon Llanw ac Uwch Gymorthyddion Cyflenwi Gwersi yn unol â’r galw a gweinyddu’r trefniadau cyflenwi dyddiol.
Anwytho Athrawon Llanw newydd i’r ysgol.
Cofnodi cyfarfodydd staff yr ysgol ar gais y Pennaeth.
Arholiadau a Chymwysterau – Swyddog Arholiadau
Rheoli a gweinyddu trefn arholiadau allanol yr ysgol gan sicrhau cydymffurfiad lawn o reoliadau a weithdrefnau’r Cyd-gyngor Cymwysterau (CGC).
Gweithredu fel pwynt cyswllt rhwng yr ysgol a’r byrddau arholi a’r CGC gan:
Sicrhau fod ymgeiswyr yn cael eu cofrestru ar gyfer arholiadau allanol yn ystod y flwyddyn gan:
Derbyn a diogelu’r papurau arholiadau yn unol a rheoliadau’r CGC a sicrhau fod yr holl ddeunyddiau wedi eu derbyn yn yr ysgol mewn da bryd.
Sicrhau gweinyddiaeth a threfn goruchwylio effeithiol yn ystod yn arholiadau (gyda chymorth aelodau staff eraill) gan gynnwys cynnal sesiynau hyfforddi blynyddol.
Bod yn bresennol yn yr ysgol ar ddiwrnod rhyddhau’r canlyniadau a pharatoi adroddiadau canlyniadau i’w cyflwyno i’r disgyblion.
Mynychu cyfarfodydd a sesiynau hyfforddi yn ôl yr angen i sicrhau bod yr ysgol yn gwbl gyfarwydd ac yn cydymffurfio’n llawn gyda rheoliadau cyfredol y CGC a gofynion byrddau arholi penodol.
ddosbarthu gwybodaeth a dderbynnir gyda’r athrawon priodol.
drosglwyddo gwybodaeth briodol i’r byrddau arholi yn unol ag amserlen benodol.
gynghori’r Pennaeth am yr wybodaeth ddiweddaraf a ddaw o’r byrddau arholi a’r CGC.
gysylltu â byrddau arholi a’u swyddogion yn ôl y galw.
drefnu dull o gasglu gwybodaeth gan yr ymgeiswyr a’u hathrawon.
brosesu’r wybodaeth ar y modiwl SIMS Exams Organiser.
anfon ffeiliau cofrestriadau electroneg i’r byrddau arholi perthnasol yn unol ag amserlen benodol gan ddefnyddio’r system rhyngwê.
cydweithio â’r Penaethiaid Adrannau i gywiro cofrestriadau yn ôl yr angen.
sicrhau fod yr ymgeiswyr a’u rhieni yn derbyn amserlenni ac unrhyw wybodaeth berthnasol mewn da bryd.
Systemau Rheolaethol
Rheoli a datblygu systemau ar gyfer cynnal a chadw ffeiliau staff a disgyblion, cynhyrchu ffeiliau CTF disgyblion sy’n trosglwyddo a sicrhau fod y wybodaeth ar gyfer y cyfrifiadau PLASC a SWAC blynyddol ac adroddiadau cenedlaethol eraill yn gywir.
Rheoli bod y wybodaeth a’r data a gadwir yn y system reolaethol SIMS ac unrhyw gofnodion eraill yn gywir ac yn cydymffurfio gyda gofynion diogelu data.
Gosod fframwaith y flwyddyn academaidd yn y system rheolaethol SIMS gan gynnwys cyfansoddiad dosbarthiadau ac amserlenni.
Paratoi ystadegau ac adroddiadau perthnasol i’r Corff Llywodraethu, y Cynulliad, yr Awdurdod Addysg, GwE, y Cwmni Gyrfa, ac unrhyw gorff arall ar gais y Pennaeth.
Adeiladau a Thiroedd / Defnydd o’r Adeiladu a Thiroedd gan y Cyhoedd
Cydlynu trefniadau ar gyfer defnydd cymunedol o’r ysgol gan gynnwys:
Mewn ymgynghoriad â’r Uwch Dîm Rheoli a’r Rheolwr Iechyd a Diogelwch, cysylltu â swyddogion Adran Eiddo y Cyngor a gweithwyr perthnasol i drefnu gwaith yn yr ysgol.
trefnu anghenion y defnyddwyr.
paratoi cytundebau llogi ysgrifenedig.
presenoldeb y Gofalwr.
anfon biliau a derbyn taliadau.
Amodau Cyffredinol a Gwaith Arbennig
Paratoi ystadegau ac adroddiadau perthnasol i’r Corff Llywodraethu, yr Awdurdod Addysg a’r Llywodraeth.
Yn dilyn ymgynghoriad, ymgymryd ag unrhyw ddyletswyddau perthnasol a rhesymol eraill ar gais y Pennaeth.
Rhaid i ddeiliad y swydd fod yn gallu gyrru a chael mynediad i gar i fynychu cyfarfodydd a chyflawni dyletswyddau cysylltiedig eraill.
Gweledigaeth / Cyd-destun
Bydd deiliad y swydd yn cynnig cyngor proffesiynol, cefnogaeth, arweiniad a hyfforddiant ar gynllunio effeithiol ariannol, rheoli ariannol, a ffyrdd newydd o weithio.
Bydd deiliad y swydd yn gweithredu fel y prif bwynt cyswllt rhwng yr ysgol a nifer o adrannau’r Cyngor.
Bydd disgwyl i ddeiliad y swydd ddatblygu dealltwriaeth drylwyr o gyllid ysgolion a'r rheoliadau, rheolau a chanllawiau a gyhoeddwyd gan y Cyngor i sicrhau bod safonau perthnasol o ran rheolaeth ariannol yn cael eu cynnal.