Swyddi ar lein
Gweinyddwr Systemau Cynorthwyol
£26,421 - £28,770 y flwyddyn | Dros dro
- Cyfeirnod personel:
- 23-25655
- Teitl swydd:
- Gweinyddwr Systemau Cynorthwyol
- Adran:
- Cefnogaeth Gorfforaethol
- Gwasanaeth:
- Cyswllt Cwsmer a Chofrestru
- Dyddiad cau:
- 30/11/2023 10:00
- Math Swydd/Oriau:
- Dros dro blwyddyn | 37 Awr
- Cyflog:
- £26,421 - £28,770 y flwyddyn
- Gradd tâl:
- S1
- Lleoliad(au):
- Gweler Hysbyseb Swydd
Manylion
Hysbyseb Swydd
Mae gan Cyngor Gwynedd becyn cyflogaeth deniadol, am ragor o wybodaeth cliciwch ar y Pecyn Gwybodaeth
Mae Cyngor Gwynedd yn gweithredu’n fewnol trwy gyfrwng y Gymraeg ac yn cynnig ei holl wasanaethau yn ddwyieithog. Bydd angen i’r ymgeisydd gyrraedd y lefel ieithyddol sy’n cael ei nodi fel un o’r sgiliau hanfodol yn y Manylion Person.
Rydym yn annog pob ymgeisydd am swydd gyda’r Cyngor i gyflwyno ceisiadau yn Gymraeg neu yn ddwyieithog.
(Bydd ceisiadau sydd yn cael eu cyflwyno yn uniaith Gymraeg neu Saesneg yn cael eu trin yn gwbl gyfartal, ond gofynnir i’r ymgeisydd ystyried yn ofalus beth yw gofynion iaith y swydd a’r sefydliad ac a fyddai cyflwyno cais yn uniaith Gymraeg yn fwy addas.)
Am sgwrs anffurfiol gellir cysylltu â Charlotte Elyse Williams ar 01286 679654
Ffurflenni cais a manylion pellach gan Gwasanaeth Cefnogol, Cyngor Gwynedd, Swyddfa'r Cyngor, Stryd y Jêl, Caernarfon, LL55 1SH
Ffôn: 01286 679076
E-Bost: swyddi@gwynedd.llyw.cymru
DYDDIAD CAU: 30/11/23
Os yn llwyddiannus i fod ar y rhestr fer am gyfweliad, byddwn yn cysylltu a chwi drwy’r cyfeiriad E-BOST a gofnodwyd gennych ar eich ffurflen gais. Mae angen i chwi sicrhau eich bod yn gwirio eich E-BOST yn rheolaidd.
Manylion Person
Nodweddion personol
Hanfodol
Sgiliau cyfathrebu, ar lafar ac yn ysgrifenedig, o’r radd flaenaf
Egni, brwdfrydedd, ymroddiad a dyfalbarhad
Gallu defnyddio a dehongli gwybodaeth yn gywir
Y gallu i weld anghenion o safbwynt y cwsmer.
Y gallu i ennyn cydweithrediad ac ymddiriedaeth cydweithwyr
Y gallu i weithio fel rhan o dîm a chefnogi ac annog cydweithwyr
Yn meddu ar sgiliau rhyngbersonol da
Y gallu i addasu, a derbyn newidiadau
Yn talu sylw i fanylder ac yn ymroddedig er mwyn sicrhau gwasanaeth o’r
ansawdd gorau
Yn bendant, cwrtais, diplomyddol, parchus a sympathetig
Yn hyblyg
Yn meddu ar record bresenoldeb a phrydlondeb da
Y gallu i ddysgu o brofiadau
Yn meddu ar sgiliau amlorchwyl, cadw amser, a blaenoriaethu
Yn cyflwyno delwedd bositif i’r cwsmer
Yn gallu datrys problemau
Yn meddu ar synnwyr digrifwch
Yn daclus bob amser
Y gallu i gydweithio gyda budd-ddeiliaid mewnol ac allanol.
Yn meddu ar sgiliau rhyngweithio gwych a’r gallu i ffurfio a chynnal perthnasau gweithio.
Dymunol
-
Cymwysterau a hyfforddiant perthnasol
Hanfodol
Cefndir addysgol gadarn.
Dymunol
Addysg i safon Uwch
Cymhwyster Goruchwylio neu profiad o oruchwylio.
Profiad perthnasol
Hanfodol
Y profiad a’r hyder i oruchwylio a datblygu tîm o staff yn effeithiol, gan gynnwys ymdrin â materion staffio cymleth.
Dymunol
Profiad o ddarparu gwasanaethau gofal cwsmer
Profiad o sefydlu a datblygu gwasanaethau newydd
Profiad o weithio yn y rheng flaen
Profiad o ddarparu cefnogaeth glerigol a gweinyddol
Profiad o gasglu, trefnu a rheoli gwybodaeth
Profiad o ymdrin ag ymholiadau cwsmeriaid
Profiad o ymdrin â chwynion, gwrthdaro ac ymholiadau cymhleth a sensitif
Gwybodaeth a phrofiad o weithio o fewn cyfundrefn amlswyddogaethol fawr.
Profiad o fewnbynnu gwybodaeth i gyfrifiadur gan arwain a chefnogi staff eraill.
Profiad o ddarparu gwasanaeth sydd yn rhoi’r cwsmer yn gyntaf
Sgiliau a gwybodaeth arbenigol
Hanfodol
Ymwybyddiaeth o’r cyfleon y mae technoleg yn ei gynnig i wella darpariaeth
gwasanaeth
Medru defnyddio cyfrifiadur
Yn rhifog ac yn llythrennog
Y gallu i awgrymu a chefnogi gwelliannau i wasanaethau
Y gallu i ddysgu ffyrdd newydd ac arloesol o weithio
Y gallu i ddarparu cyngor a gwybodaeth yn glir ac yn gryno
Y gallu i ymateb i sefyllfaoedd ac ymholiadau yn gyflym gan ddangos
hyblygrwydd
Yn barod i gymryd cyfrifoldeb am ansawdd y gwasanaeth sydd yn cael ei
gynnig
Yn gallu ac yn fodlon i weithio i safonau a gytunwyd
Yn wrandäwr da
Y gallu i ddefnyddio cyfrifiadur wrth siarad efo cwsmer.
Y gallu i ddefnyddio systemau swyddfa, pecynnau cymhwyso i wasanaethau
penodol, y fewnrwyd a rhyngrwyd
Sgiliau bysellfwrdd da
Dymunol
Y gallu i ddefnyddio unrhyw dechnoleg berthnasol arall
Yn meddu ar sgiliau gweinyddol a chyfundrefnol o’r radd flaenaf
Y gallu i echdynnu gwybodaeth o lawlyfr ac o systemau cyfrifiadurol
Y gallu i flaenoriaethu tasgau personol a rhai’r tîm.
Y gallu i ymateb i adborth gan staff a chwsmeriaid mewn ffordd adeiladol.
Y gallu i ymdrin â chwynion yn effeithiol a gwella safonau’r gwasanaeth a
thargedau.
Y gallu i ddefnyddio technoleg gwybodaeth a theleffon.
Y gallu i weithio fel unigolyn ac fel rhan o dîm.
Y gallu i ddatblygu syniadau creadigol ac arloesol.
Dealltwriaeth o egwyddorion cyfleoedd cyfartal.
Ymwybyddiaeth o anghenion gwahanol gwsmeriaid e.e. anabledd neu
drafferthion ieithyddol.
Y gallu i hwyluso a gwerthuso anghenion hyfforddi a datblygu’r staff.
Anghenion ieithyddol
Gwrando a Siarad - Uwch
Gallu dilyn sgwrs neu drafodaeth drwy gyfrwng y Gymraeg a’r Saesneg ar lefel broffesiynol a thrafod pynciau cyffredinol bob dydd yn y maes er mwyn cyflwyno gwybodaeth a mynegi barn.
Darllen a Deall - Uwch
Gallu deall Cymraeg a Saesneg ysgrifenedig safonol, ffurfiol ac anffurfiol.
Ysgrifennu - Uwch
Cyflwyno gwybodaeth ysgrifenedig gyda hyder ar ffurf llythyr, adroddiad mwy manwl a thechnegol ac ymateb i geisiadau ysgrifenedig gan gyfleu gwybodaeth, syniadau a barn drwy gyfrwng y Gymraeg a’r Saesneg. (Mae'n bosib cael cymorth i wirio'r iaith)
Swydd Ddisgrifiad
Pwrpas y swydd
•Sicrhau bod pobl Gwynedd yn ganolog i bopeth yr ydym yn ei wneud.
•Cynorthwyo’r Arweinydd Tîm Systemau i weinyddu systemau sydd yn cael eu defnyddio o fewn y Gwasanaeth Cyswllt Cwsmer.
•Dilyn canllawiau ymarfer da Perchennog System er mwyn sicrhau fod gwybodaeth am ddefnyddwyr systemau a cheisiadau am wasanaeth yn gyfredol ac yn gywir.
•Yn gyfrifol am fonitro bod Gwasanaethau sy’n defnyddio ein systemau yn delio gyda ceisiadau yn amserol ac yn gywir.
•Cydweithio gyda swyddogion o Wasanaethau eraill er mwyn sicrhau fod y gronfa wybodaeth o fewn Cyswllt Cwsmer yn gyfredol ac yn gywir
•Deall anghenion Pobl Gwynedd a chynorthwyo i sicrhau fod gan y tîm ffordd o gynnig gwasanaethau sy’n cwrdd ag anghenion y cwsmer
•Paratoi adroddiadau system ar gais Arweinyddion Tim/Rheolwyr Gwasanaeth.
Cyfrifoldeb am adnoddau e.e. staff, cyllid, offer
•-
Prif ddyletswyddau
•Hyfforddi staff drwy gynnal hyfforddiant 1 i 1 a sicrhau eu bod yn ymwybodol o unrhyw newidiadau i brosesau gwaith o fewn y CRM.
•Creu ac addasu dogfennau a chanllawiau yn ymwneud â’r system CRM / prosesau gwaith.
•Cydweithio gyda Rheolwyr a Swyddogion o Wasanaethau eraill er mwyn adnabod cyfleoedd i wella er budd trigolion Gwynedd a chynorthwyo i ddatblygu systemau sy’n cael eu defnyddio ar draws Cyswllt Cwsmer.
•Bod yn bwynt cyswllt ar gyfer ymholiadau gan staff Cyswllt Cwsmer a Gwasanaethau eraill y Cyngor ynglŷn â phrosesau gwaith o fewn y system CRM.
•Rhedeg adroddiadau yn y system er mwyn darparu ystadegau i adrannau mewnol neu ar gyfer ceisiadau rhyddid gwybodaeth.
•Rheoli, addasu ac ail osod cyfrinair defnyddwyr ar gyfer nifer o systemau Cyswllt Cwsmer a chydymffurfio â rheolau GDPR wrth wneud hyn.
•Sicrhau fod unrhyw gais am fynediad i’r system yn un dilys a bod staff wedi mynychu’r hyfforddiant perthnasol, ac wedi cael caniatâd perchennog y broses i gael mynediad, cyn cymeradwyo unrhyw gais.
•Cynnal ac arwain cyfarfodydd defnyddwyr gwasanaeth, gan adrodd am unrhyw rwystrau i’r Arweinydd Tîm
•Sichrau fod staff Cyswllt Cwsmer yn ymwybodol o unrhyw newid i broses gwaith neu argaeledd system.
•Adrodd am unrhyw broblemau perfformiad i’r Arweinydd Tîm /Rheolwr Gwasanaeth gan argymell gwelliannau/yr angen i hyfforddi fel bod angen.
•Adrodd am unrhyw broblem safonau / rhwystrau i’r Arweinydd Tîm /Rheolwr Gwasanaeth
•Gweinyddu systemau sy’n cael eu defnyddio o fewn Cyswllt Cwsmer a Cofrestru
•Cydweithio gyda swyddogion o Dîm y Wefan / Gwasanaethau’r Cyngor a chynorthwytho i brofi a datblygu prosesau gwaith o fewn y system.
•Cynnal cyfarfodydd adolygu gyda Gwasanaethau yn dilyn cyflwyno prosesau gwaith newydd.
•Monitro cywirdeb data a gedwir o fewn systemau ac amlygu unrhyw faterion neu broblemau a all godi i’r Arweinydd Tîm neu Rheolwr.
•Bod a dealltwriaeth llawn o gyfrifoldebau perchennog system, a gweithredu yn unol â’r canllawiau hyn.
•Cyflawni unrhyw ddyletswydd arall sy’n gyfatebol a graddfa’r swydd.
•Cyfrifoldeb am hunan ddatblygiad
•Sicrhau cydymffurfiaeth â rheolau Iechyd a Diogelwch yn y gweithle yn unol â’r cyfrifoldebau a nodir yn Neddf Iechyd a Diogelwch yn y Gweithle 1974 a Pholisi Iechyd a Diogelwch y Cyngor.
•Gweithredu o fewn polisïau’r Cyngor yng nghyswllt cyfle cyfartal a chydraddoldeb.
•Cyfrifoldeb am reoli gwybodaeth yn unol â safonau a chanllawiau rheoli gwybodaeth y Cyngor. Sicrhau bod gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin mewn cydymffurfiaeth â deddfwriaeth Diogelu Data
•Ymrwymiad i leihau allyriadau carbon y Cyngor yn unol â’r Cynllun Rheoli Carbon ac annog eraill i weithredu’n gadarnhaol tuag at leihau ôl-troed carbon y Cyngor.
•Ymgymryd ag unrhyw ddyletswydd arall cyfatebol a rhesymol sy’n cyd-fynd â lefel cyflog a lefel cyfrifoldeb y swydd.
•Cyfrifoldeb i adrodd am bryder neu amheuaeth bod plentyn neu oedolyn bregus yn cael ei gamdrin
Amgylchiadau arbennig
•Bydd angen I ddeilydd y swydd fynychu cyfarfodydd gyda’r nos, oddi fewn ac oddi allan I wynedd yn achlysurol a gweithredu fel rhan o dîm yn ymateb i argyfwng.
