Pwrpas y swydd
•Sicrhau bod pobl Gwynedd yn ganolog i bopeth yr ydan ni yn ei wneud.
•Rhedeg y Ganolfan Gofnodion gan oruchwylio gwaith y Ganolfan a sicrhau bod y Ganolfan yn rhedeg yn esmwyth o ddydd i ddydd. Cynorthwyo’r Rheolwr Gwybodaeth Cynorthwyol i ddatblygu'r gwasanaeth rheoli cofnodion.
Cyfrifoldeb am adnoddau e.e. staff, cyllid, offer
•Cynnal holl gyfarpar ac offer y Ganolfan Gofnodion
Prif ddyletswyddau
•Bod yn gyfrifol am dderbyn ffeiliau i’w storio gan ymdrin â chwsmeriaid.
•Mewnosod gwybodaeth am ffeiliau yn gywir yn y System Rheoli Cofnodion a chlustnodi lle iddynt yn y storfa.
•Delio â chwsmeriaidgan estyn ffeiliau i’w benthyg a sicrhau y cânt eu dychwelyd.
•Bod yn gyfrifol am waredu cofnodion a gwastraff, un ai i'w dinistrio neu mewn ymgynghoriad â’r Rheolwr Gwybodaeth Cynorthwyol neu eu trosglwyddo i’r Archifdy.
•Cynnal a sicrhau ansawdd cofnodion y Sustem Reoli Cofnodion.
•Rhedeg y Ganolfan Gofnodion o ddydd-i-ddydd gan ddatrys problemau neu lle bo angen cyfeirio rhai mwy dwys i sylw’r Rheolwr Gwybodaeth Cynorthwyol neu uwch reolwr.
•Cynhyrchu ystadegau ac adroddiadau o waith y Ganolfan Gofnodion.
•Gweithredu’r rhestr gadw gorfforaethol, mewn ymgynghoriad â’r Rheolwr Gwybodaeth Cynorthwyol.
•Ymateb i ymholiadau a chynghori ar wasanaethau’r Ganolfan Gofnodion.
•Archebu nwyddau a thrafod anghenion efo cyflenwyr a derbyn anfonebau.
•Cyfrifoldeb am arian mân
•Cynorthwyo i hyfforddi cwsmeriaid (neu darpar-gwsmeriaid) yn ôl y galw.
•Delio efo ystod eang o staff gan gynnwys rhai nad ydynt yn gwsmeriaid.
•Cyflwyno syniadau ar sut i wella’r gwasanaeth yn y Ganolfan.
•Sicrhau bod gweithdrefnau cyfrinachedd y Ganolfan yn cael eu gweithredu’n llawn yn unol â Deddf Diogelu Data 1998.
•Sicrhau bod offer y Ganolfan yn gweithio'n effeithio gan drefnu cynnal a chadw a thrwsio yn ôl y galw.
•Cyfrifoldeb am hunan ddatblygiad.
•Sicrhau cydymffurfiaeth â rheolau Iechyd a Diogelwch yn y gweithle yn unol â’r cyfrifoldebau a nodir yn Neddf Iechyd a Diogelwch yn y Gweithle 1974 a Pholisi Iechyd a Diogelwch y Cyngor.
•Gweithredu o fewn polisïau’r Cyngor yng nghyswllt cyfle cyfartal a chydraddoldeb.
•Cyfrifoldeb am reoli gwybodaeth yn unol â safonau a chanllawiau rheoli gwybodaeth y Cyngor. Sicrhau bod gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin mewn cydymffurfiaeth â deddfwriaeth Diogelu Data
•Ymrwymiad i leihau allyriadau carbon y Cyngor yn unol â’r Cynllun Rheoli Carbon ac i annog eraill i weithredu’n gadarnhaol tuag at leihau ôl-troed carbon y Cyngor.
•Ymgymryd ag unrhyw ddyletswydd arall cyfatebol a rhesymol sy’n cyd-fynd â lefel cyflog a lefel cyfrifoldeb y swydd.
•Cyfrifoldeb i adrodd ar bryder neu amheuaeth bod plentyn neu oedolyn bregus yn cael ei gamdrin
Amgylchiadau arbennig
-
Cyngor Gwynedd