Swyddog Cefnogi Ysgol Lefel 3:
Pwrpas y Swydd
Bydd deilydd y swydd yn monitro gwariant yr ysgol a sicrhau bod trefniadau monitro cadarn yn eu lle i gynnal y defnydd mwyaf effeithiol o adnoddau yn unol â rheoliadau ariannol.
Bydd deilydd y swydd yn gyfrifol yn uniongyrchol i’r Pennaeth am weinyddiad effeithiol yr ysgol.
Bydd deilydd y swydd yn cynorthwyo’r Pennaeth gyda Swyddogaethau Diogelu Data yr ysgol ac yn gyfrifol am yr holl drefniadau er mwyn cydymffurfio gyda’r ddeddf GDPR.
Cefnogi’r Pennaeth a’r Corff Llywodraethol i sicrhau bod polisïau’r ysgol yn unol ȃ’r gofynion statudol.
 
Prif gyfrifoldebau
Cyllid
Rheoli cronfeydd yr ysgol, bancio a chysoni yn fisol, a chwblhau trosglwyddiadau arian ar gyfer y gronfa. Cysylltu gyda’r archwilwyr allanol y Sir a darparu gwybodaeth iddynt. Darparu adroddiadau ar y gronfa i’r Is-bwyllgor Cyllid.
Archebu holl nwyddau ac offer yr ysgol, codi archebion, a delio gyda thaliadau
Gweithredu system ‘petty cash’ yr ysgol, a chasglu a bancio arian yn ôl yr angen/ monitro’r defnydd o’r system taliadau cyllidol electronaidd.
Gweinyddu’r drefn amserlenni ( TR86/TR48/TR89) ar gyfer Cymorthyddion ac athrawon llanw gan sicrhau fod popeth yn cael eu cwblhau yn amserol ar gyfer prosesu taliadau.
Archebu adnoddau ar gyfer y dosbarthiadau / delio gyda chyflenwyr nwyddau.
Rheoli Pobl
Cydlynu a chadw cofnodion o faterion yn ymwneud â phob aelod o staff gan gynnwys hyfforddiant amddiffyn plant, cymorth cyntaf, gwiriadau troseddol DBS, a chadw cofrestr gyfredol o HMS.

Gweinyddu’r drefn TR45 absenoldebau ar gyfer pob aelod o staff a chadw manylion am bresenoldeb ac absenoldebau staff. Cwblhau’r ffurflenni priodol ac ardystio cywirdeb ceisiadau am dâl. Sicrhau bod y ffurflenni pwrpasol yn cael eu llenwi a’i derbyn yn amserol.
Gweinyddu’r drefn o wirio dogfennau pob aelod o staff ‘gyrru ar fusnes ysgol’.
Gweinyddiaeth
Rheoli a datblygu sustemau ar gyfer cynnal a chadw ffeiliau staff a disgyblion, a sicrhau fod y wybodaeth ar gyfer PLASC yn gywir, er mwyn cwblhau adroddiad.
Darparu gwasanaeth cefnogol gweinyddol i’r Pennaeth, a gwaith ysgrifenyddol i’r Tîm Rheoli yn ôl yr angen.
Yn absenoldeb y Derbynnydd, ymgymryd â gwaith y dderbynfa.
Cyd-lynu a monitro contractau, caffael, tendrau a chytundebau ar gyfer darparu gwasanaethau i'r ysgol, delio a chyflenwyr, sicrhau fod adeiladau'r ysgol yn gweithredu yn unol â gweithdrefnau brys a chadw at ofynion Iechyd a Diogelwch a diogelu data.
Goruchwylio defnydd cymunedol o'r ysgol, gan wneud trefniadau ar gyfer gosod yr ysgol a threfnu i ymateb i anghenion y defnyddwyr, bilio a derbyn taliadau.
Paratoi data i’w ddadansoddi ar gais y Pennaeth neu Uwch Dim Rheoli.
Cofnodi cyfarfodydd staff yr ysgol ar gais y pennaeth.
Paratoi ystadegau ac adroddiadau perthnasol i’r Corff Llywodraethol, y Cynulliad, yr
Awdurdod Addysg, GwE, ac unrhyw gorff arall ar gais y pennaeth.
Gwirio fod cyfrifiad blynyddol PLASC a’r cyfrifiad presenoldeb wedi ei gwblhau a’i anfon i’r swyddogion priodol.
Gweinyddu system ffeilio ar gyfer holl ddisgyblion yr ysgol e.e. caniatâd disgyblion yn SIMS.
Monitro presenoldeb disgyblion a’r SIMS a gwneud yn siwr bod y cod cywir yn cael ei recordio
Yn dilyn ymgynghoriad, ymgymryd ag unrhyw ddyletswyddau perthnasol a rhesymol eraill ar gais y Pennaeth neu’r Dirprwy
Cadw rhifau Llefrith am Ddim ar gyfer ‘Nursery Milk Scheme’ a recordio’r ffigyrau cywir yn wythnosol.
Iechyd a Diogelwch
Cadw cofnodion ar gyflwr Meddygol disgyblion – rhannu wybodaeth gyda athrawon a staff y gegin.
Mewn ymgynghoriad ȃ’r UDRh a’r Rheolwr Iechyd a Diogelwch, cysylltu gyda swyddogion yr
Adran Eiddo a gweithwyr perthnasol i drefnu gwaith yr ysgol.
Rheoli gwaith contractwyr allanol mewn cydweithrediad gyda swyddog sirol.
Materion iechyd a diogelwch i’r adeilad yn cynnwys asesiadau risg asbesdos, tan, cynnwys y bocs glas, a chynllun parhau gwasanaeth.
Gweinyddu ymweliadau ar Evolve
School Gateway
Cyfrifol am weinyddu sustem taliadau’r ysgol gan creu biliau ar gyfer ymweliadau/cinio/llefrith ayyb ac gwirio bo rhieni yn talu. Gwneud yn siwr bo taliadau yn cael eu rhoi yn y gronfa cywir (i.e Gwynedd Cinio/Clybiau ayyb)
Cyfrifol am greu Clybiau ar y sustem, monitro’r defnydd o’r Clybiau a rhoi ffigyrau mynychu/bwydo cywir. 
Rhoi cymorth i rhieni ar sut i ddefnyddio’r sustem.
 
Clerc Llywodraethwyr:
 
PWRPAS Y SWYDD
Sicrhau bod pobl Gwynedd yn ganolog i bopeth yr ydym yn ei wneud.
Darparu gwasanaeth Clerigol i’r Corff Llywodraethol.
Gweinyddu a chefnogi gwaith y Corff Llywodraethu yn unol â chanllawiau'r awdurdod lleol, gan weithio’n effeithiol gyda chadeirydd y llywodraethwyr a phennaeth yr ysgol.


PRIF DDYLETSWYDDAU A THASGAU ALLWEDDOL
1. Cyd-weithio gyda’r Cadeirydd a’r Pennaeth ar gynnwys rhaglen cyfarfodydd gan ddarparu papurau cefndir ar gyfer y
cyfarfodydd hynny - 5 niwrnod gwaith cyn y cyfarfod.
2. Darparu ac anfon rhaglen i aelodau’r corff llywodraethu - 5 niwrnod gwaith cyn y cyfarfod.
3. Gwirio gyda’r Cadeirydd ar unrhyw faterion y gweithredwyd arnynt rhwng cyfarfodydd ac sydd angen eu hadrodd i’r corff
llywodraethu.
4. Mynychu cyfarfodydd y corff llywodraethu llawn yn ogystal â’r is-bwyllgorau statudol gan gymryd cofnodion priodol (hyd
at 6 cyfarfod yn flynyddol yn unig). Gall y Clerc hawlio tal ychwanegol i glercio cyfarfodydd ychwanegol.
- Mae’n statudol i Gorff Llywodraethu gynnal o leiaf un cyfarfod o’r Corff Llawn yn dymhorol
- Cyfarfod ffurfiol y rhieni gyda’r Llywodraethwyr pe byddai gofyn yn dilyn petitiwn
- Is-bwyllgorau statudol yn ol y gofyn am dal ychwanegol os yw dros 6 cyfarfod mewn blwyddyn
5. Sicrhau bod y Corff Llywodraethu yn pennu dyddiadau ar gyfer cyfarfodydd ymlaen llaw a bod y wybodaeth
hynny yn hysbys i’r Awdurdod Lleol.
6. Cynhyrchu ac anfon copïau drafft o’r cofnodion i’r Cadeirydd a’r Pennaeth cyn creu fersiwn derfynol i’w
ddosbarthu i bob aelod o’r Corff Llywodraethu a ALl.
7. Cofnodi presenoldeb llywodraethwyr mewn cyfarfodydd a rhagrybuddio unrhyw lywodraethwr sydd mewn
perygl o’i ddatgymhwyso oherwydd diffyg presenoldeb.

8. Cadw cofnod o dymor gwasanaeth pob llywodraethwr gan gysylltu â’r Awdurdod Lleol ar achlysuron pan fo
cyfnod gwasanaeth yn dod i ben, neu pan fo ymddiswyddiadau.
9. Gohebu ar ran y Corff Llywodraethu, yn ôl yr angen.
10. Cadw trefn ar gofnodion, gohebiaeth a dogfennau eraill yng nghyswllt gwaith y corff llywodraethu.
11. Cynorthwyo’r Pennaeth a’r Corff Llywodraethu i baratoi Adroddiad Blynyddol i Rieni.
12. Mynychu a chadw cofnodion o Gyfarfod Llywodraethwyr a Rhieni wedi dilyn cais gan y Rhieni.
13. Cynorthwyo’r Corff Llywodraethol i ddarparu tystiolaeth ar gyfer Gwobrau Ansawdd i’r Corff Llywodraethol.
14. Mynychu’r cyrsiau a drefnir ar gyfer Clercod Llywodraethol, a chwblhau’r cwrs mandadol i glercod newydd. Dosbarthu gwybodaeth am hyfforddiant i’r Corff Llywodraethol, cadw cofnod o’r llywodraethwyr fynychodd.
15. Cadw cofnod fanwl o’r llywodraethwyr sydd angen mynychu cyrsiau mandadol . Rhagrybuddio unrhyw lywodraethwr sydd mewn perygl o’i ddatgymhwyso oherwydd diffyg mynychu cwrs mandadol.
16. Disgwylir i’r Clerc gadw cofnod a gofalu fod Dadleniad Datganiad Troseddol a Datganiad Buddiant pob
llywodraethwr yn gyfredol.
17 Cyfrifoldeb am hunan ddatblygiad.
18 Sicrhau cydymffurfiaeth â rheolau Iechyd a Diogelwch yn y gweithle yn unol â’r cyfrifoldebau a nodir yn
Neddf Iechyd a Diogelwch yn y Gweithle 1974 a Pholisi Iechyd a Diogelwch y Cyngor.
19 Gweithredu o fewn polisïau’r Cyngor yng nghyswllt cyfle cyfartal a chydraddoldeb.
20 Cyfrifoldeb am reoli gwybodaeth yn unol â safonau a chanllawiau rheoli gwybodaeth y Cyngor. Sicrhau bod
gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin mewn cydymffurfiaeth â deddfwriaeth Diogelu Data.
21 Ymgymryd ag unrhyw ddyletswydd arall cyfatebol a rhesymol sy’n cyd-fynd â lefel cyflog a lefel cyfrifoldeb y
Swydd.
 
AMGYLCHIADAU ARBENNIG (e.e. angen i weithio oriau anghymdeithasol, trefniadau gwaith arbennig, a.y.y.b.)
- Angen i weithio oriau anghymdeithasol - fin nos fel rheol y cynhelir cyfarfodydd y Cyrff Llywodraethol.
- Angen bod ar gael i gofnodi mewn 6 cyfarfod mewn blwyddyn
- Angen bod ar gael i gofnodi mewn is-baneli statudol yn ol y gofyn am dal ychwanegol
- Angen bod ar gael i gofnodi mewn cyfarfod ffurfiol ar gais Rhieni gyda Llywodraethwyr
 
ORIAU CLERCIO LLYWODRAETHOL (GS4) CYNRADD
Paratoi ymlaenllaw cyn cyfarfod 3 awr bob cyfarfod
Cofnodion a gohebu wedi cyfarfod 7.5awr bob cyfarfod
Cyfarfod 2 awr
Cyfanswm oriau fesul cyfarfod 12.5awr
12.5awr x 6 cyfarfod = 75 awr
Gweinyddiaeth - DBS,buddiannau, Cyrsiau Llywodraethwyr, Etholiadau, Aelodaeth, Rhestr Polisiau
7.5 awr mewn blwyddyn
Gweinyddu = 7.5 awr
Yn ychwanegol i hyn telir 2 awr ar gyfer hyfforddiant
Cyfanswm oriau = 84.5awr
NODYN
- 6 cyfarfod Corff Llywodraethol mewn blwyddyn.
- Pe byddai’r cyfarfod yn mynd dros 2 awr gall y Clerc hawlio gor-amser.
- Pe byddai’r corff angen gwasanaeth y Clerc mewn is-banel neu mwy na 6 cyfarfod gall y Clerc hawlio’r amser hwn yn ychwanegol.