YSGRIFENNYDD
YSGOL BOTWNNOG
SWYDD DDISGRIFIAD
Pwrpas y Swydd
Pwrpas y swydd hon yn bennaf yw cwblhau nifer o dasgau gweinyddol yn effeithiol a chynnig gwasanaeth gweinyddol i Dîm Rheoli’r Ysgol ac i raddau llai'r staff dysgu. Mae’r dyletswyddau yn amrywiol a hefyd yn amrywio o ddiwrnod i ddiwrnod
1 TASGAU DESG FLAEN YR YSGOL
1.1 Bod yn gyfrifol am dderbynfa’r ysgol gan groesawu ymwelwyr i’r ysgol
1.2 Cynnal trefn yn y swyddfa
1.3 Derbyn galwadau ffôn, negeseuon ffacs ac e-bost a negeseuon eraill gan ymateb yn briodol iddynt
1.4 Agor a dosrannu’r post boreol a threfniadau postio dyddiol
1.5 Ymdrin ag ymholiadau disgyblion
2 CYLLIDOL (MEWN CYDWEITHREDIAD GYDA’R SWYDDOG GWEINYDDOL)
2.1 Mewn cydweithrediad a’r Swyddog Gweinyddol bod yn gyfrifol am y drefn “Cyfrif Imprest (petty cash)”
2.2 Derbyn a gweinyddu incwm am werthiannau, teithiau, ayyb.
2.3 Archebu deunyddiau a defnyddiau i sicrhau rhediad esmwyth y swyddfa.
2.4 Gweinyddu’r drefn cynllun gwersi offerynnol ar gais y rheolwr llinell.
2.5 Gweinyddu cyfrifon banc amrywiol (e.e. y Gymdeithas Rieni)
2.6 Archebu, cadw stoc a gwerthu’r wisg ysgol
2.7 Cadw cofnod a derbyn incwm am osodiadau
2.8 Casglu dyfynbrisau a bwcio bysus
2.9 Cydweithio gyda’r gegin i dderbyn incwm ac i rannu gwybdoaeth cinio am ddim
2.10 Gweithredu fel trysorydd y Gymdeithas Rhieni a gweinyddu’r Clwb Codi Arian
3 SIMS (Bydd hyfforddiant ar gael pe bai angen)
Ymdrin â nifer o agweddau o system gyfrifiadurol SIMS ond yn benodol:
3.1 Sicrhau fod manylion disgyblion yn gywir drwy fewnbynnu a chynnal yr wybodaeth yn gyfredol a chywir yn system SIMS a chynnal system ffeilio effeithiol
3.2 Gweinyddu’r system gofrestru a delio gydag absenoldebau lle nad oes rheswm
3.3 Cofnodi disgyblion sydd yn cyrraedd yn hwyr neu gadael yn fuan
3.4 Argraffu ystod o adroddiadau yn ôl yr angen
3.5 Cofnodi absenoldebau staff
4 CYSWLLT Â’R RHIENI
4.1 Cyfathrebu gyda rhieni yn ôl yr angen drwy ffonio, ebostio a llythyru.
4.2 Mewn cydweithrediad â’r UDRH sicrhau trefniadau Nosweithiau Rhieni
5 PERSONEL
5.1 Anfon adroddiadau absenoldeb staff i’r sir
5.2 Anfon ffurflenni goramser, goruchwylio amser cinio, athrawon llanw
5.3 Dan arweiniad yr UDRH – trefnu llanw yn ôl yr angen
5.4 Gweinyddu ceisiadau am swyddi
TASGAU ERAILL
Hefyd, bydd yr Ysgrifenyddes, ar y cyd ag aelodau eraill o’r Tîm Gweinyddol, yn:
• darparu gwasanaeth ysgrifenyddol i’r Pennaeth a’r Tîm Rheoli, gan gynnwys teipio, ffeilio, cadw dyddiadur a.y.b.
• ymgymryd â thasgau gweinyddol cyffredinol eraill
• dirprwyo yn absenoldeb y Swyddog Gweinyddol, dan gyfarwyddyd y Pennaeth
• cyd-weithio gyda’r tîm gweinyddol i gasglu a bancio arian yn ôl yr angen
• cyd-weithio gyda’r tîm gweinyddol i ddelio gyda postio dyddiol gan gadw cofnodion manwl
• ymgymryd ag unrhyw ddyletswydd rhesymol arall sy’n gydnaws â natur gyffredinol y swydd ar gais y Pennaeth
• cyd-weithio gyda’r swyddog arholiadau i weinyddu arholiadau
Mae’r uchod yn disgrifio’r ffordd y disgwylir i’r deilydd weithredu a chwblhau'r dyletswyddau a nodir. Gellir amrywio’r dyletswyddau i gyfarfod â newidiadau mewn gofynion ysgol yn ôl disgresiwn rhesymol y Pennaeth.
